Die Getting Things Done Methode (abgekürzt „GTD“) ist ein Selbstmanagement-System, das David Allen in seinem gleichnamigen Buch vorstellt. Dieses Produktivitätssystem schafft mehr Effizienz im Alltag und versucht dabei gleichzeitig den Stresspegel bei Erledigungen und Aufgaben zu senken.
Wie das funktionieren kann und was hinter der Getting Things Done Methode steckt, erklären wir dir hier in unserer GTD Anleitung.
Was ist die Getting Things Done Methode?
Die Getting Things Done Methode ist ein 5 Schritte System, dass die bei deinem Selbstmanagement helfen kann.
Ein gutes Selbstmanagement ist keine triviale Angelegenheit. Du stehst hier vor mehreren Herausforderungen, wie beispielsweise der großen Menge an Informationen, Anfragen und Aufgaben, die an dich im Alltag herangetragen werden oder du selbst angehen möchtest.
So kommt es durchaus vor, dass man Termine vergisst, sich nicht mehr an wichtige Informationen erinnern kann und man sich von den vielen To Do’s überwältigt fühlt und dieses nur mit großer Anstrengung nachkommen kann.
Die Getting Things Done Methode soll Ordnung, Effizienz und auch Freiheit in dieses Thema bringen. Dazu wird ein 5-Schritte System angewandt, welche dich beginnend mit dem Sammeln von Informationen, über das Organisieren, bis hin zum Erledigen von Aufgaben und Projekten leitet.
Da das menschliche Gehirn besonders gut darin ist, Ideen und Lösungen zu entwickeln, nicht jedoch darin, Dinge abzuspeichern und sich zu erinnern, ist ein solches Selbstmanagement-System sehr wichtig.
Die Methode hat sich aufgrund der erfolgreichen GTD Prinzipien auch in Form des Buches zu einem anerkannten und empfehlenswerten System entwickelt.
Infografik: Getting Things Done System
– Getting Things Done Workflow, Fakten und Regeln
In folgendem Getting Things Done Infografik haben wir für dich die Getting Things Done Methode und das dahinterstehende System in ein Wallpaper gebracht.
Das obige Getting Things Done Chart zeigt dir GTD Methode mit Fakten, den fünf Schritten und ein paar Vorteilen im Überblick.
Wie das nun genau funktioniert erläutern wird dir im restlichen Teil dieses Beitrags.
Die Getting Things Done Methode kannst du im Übrigen sehr gut mit dem Task- und Projektmanagement-Tool „Meistertask“ umsetzen.
Wie genau du das tun kannst, erfährst du auch in einem extra Beitrag zu Meistertask GTD Systemen dazu.
Die 5 Schritte der GTD Methode
Wie bereits erwähnt funktioniert die Getting Things Done Methode in 5 Schritten. In dieser Anleitung führen wir dich durch diese Schritte und zeigen dir, worum es genau in welchem Schritt geht.
Schritt 1: Sammeln (Capture)
Der erste Schritt der GTD Methode ist das Sammeln. Ziel dieses Schrittes ist es, alles an einem oder wenigen Orten aufzufangen und zu sammeln, das im Alltag auf dich einströmt.
Letztlich handelt es sich bei einer solchen Sammelstation um eine Art Inbox bzw. Eingang, etwa wie ein Posteingang, in dem du alles möglich aufnimmst und für später liegen lässt.
Das Sammeln über eine Inbox ist der erste Schritt und unglaublich wichtig. Das Gehirn kann sich nur schlecht Dinge behalten. Außerdem (was noch schwerwiegender ist) kann das Gehirn sich nicht richtig auf das Entwickeln von neuen Ideen konzentrieren, wenn es immer wieder durch Themenwechsel unterbrochen wird.
Eine solche Inbox, in der du alles mögliche sammeln kannst, hat also diese beiden wichtigen Vorteile für dich:
- Mit dem Sammeln in einer Inbox behältst du dir Alles in einem Externen Gedächtnis , wodurch du nichts vergisst
- Durch das Sammel-Konzept kann sich dein Gehirn auf das konzentrieren, was es am besten kann, nämlich Denken.
Für eine solche Inbox, die im Schritt 1 benötigt wird, kannst du sowohl digitale als auch analoge Varianten verwenden.
Digitale Inbox
Heutzutage findet ein Großteil der Arbeit in irgendeiner Weise digital statt. Begonnen bei E-Mails über Datei-Ablegen bis hinzu Daten- und Projektverwaltungssystemen.
Deshalb ist es wichtig eine digitale Inbox zu verwenden. An diesen Eingang oder bei Bedarf auch mehrere Eingänge solltest du letztlich alles weiterleiten und sammeln können, um dann später darauf zurückgreifen zu können.
Eine digitale Inbox kann beispielsweise eine Notiz-App, ein Aufgabenmanagement, eine zentrale To Do Liste oder ein E-Mail Postfach sein.
Analoge Inbox
Auch eine analoge Inbox ist sinnvoll. Briefe, Notizen und Dokumente in physischer Form solltest du ebenfalls an einem Ort sammeln können.
Dazu bieten sich z. B. Ablagen und Ordner an.
Am besten ist es, deine analoge Inbox und deine digitale Inbox einander anzugleichen, wenn es Überschneidungen oder Schnittstellen gibt, sodass beispielsweise Ordnerstrukturen kompatibel und damit leicht wieder auffindbar sind.
Ziel ist im Schritt „Sammeln“ immer, so nur wenige Inboxen wie möglich zu verwenden, aber so viele wie nötig.
Schritt 2: Verarbeiten (Clarify)
Der Schritt Nr. 2 nennt sich „Verarbeiten“, bzw. zu Englisch „Clarify“. Dieser Schritt der Getting Things Done Methode ist enorm wichtig, denn bringt Klarheit in all die Dinge, die sich in deiner Inbox einfinden.
Es geht darum, deine Sammelstellen nun so weiterzuverarbeiten, dass die einzelnen Elemente an den richtigen Ort bzgl. der nächsten zu erledigenden Schritte kommen.
In der Realität kann man diesen zweiten Schritt des Verarbeitens und den darauf folgenden Schritt 3, names „Organisieren“ nur schwer trennen. Sie gehen im Grunde Hand in Hand miteinander.
Beim Verarbeiten gehst du also deine Inbox durch, um die darin befindlichen Elemente dann auf den richtigen Weg zur Weiterverarbeitung zu bringen.
Dabei gelten die folgenden wichtigen Regeln:
- Du fängst immer ganz oben in deiner Inbox mit dem Verarbeiten an.
- Verarbeite niemals mehrere Elemente gleichzeitig, sondern nimm dir immer Ein1
Es stehen hier im Verarbeiten-Schritt diese konkrete Fragen im Vordergrund:
- Worum geht es? Was steckt hinter dem aktuellen Element in der Inbox?
- Werde dir im Klaren darüber, was das Element bedeutet.
- Wird es noch benötigt?
- Falls nicht, wirf es sofort in den Papierkorb oder lege es in einem Archiv ab.
- Ist eine Handlung nötig? Was muss getan werden hinsichtlich dieses Elements?
- Falls keine Aktion nötig ist, wird das Element entweder als Referenz oder Idee für einen anderen Zeitpunkt abgelegt oder aber gelöscht.
- Sind mehrere Aktionen/Erledigungen nötig, um das Element abzuschließen?
- Falls mehrere Aktionen notwendig sind, sollte hierfür eine Art Projekt angelegt werden.
- Ist es möglich, die Aufgabe in 2 Minuten zu erledigen?
- Falls ja, erledige sie direkt.
- Wer ist die richtige Person für das Erledigen der Aufgabe?
- Kann oder sollte die Aufgabe von einer anderen Person erledigt werden, dann delegiere entsprechend.
- Bist du die richtige Person dafür und dauert das Thema länger als zwei Minuten?
- Dann wird es erst einmal "verschoben" und in dein GTD System eingeordnet (mehr dazu in Schritt 3)
Es geht in Schritt 2 also hauptsächlich um das Klarstellen, worum es sich bei jedem Item handelt und was hier zu tun ist.
Schritt 3: Organisieren (Organize)
Im dritten Schritt der Getting Things Done Methode findet in gewisser Weise die Magie des Systems statt. Während bereits Schritt 1 und 2 enorme Vorteile mit sich bringen, kommt mit dem Organisieren-Schritt eine direkt zugängliche und anwendbare Struktur ins Spiel.
Nach der Umsetzung dieses Schritts des Getting Things Done Prinzips wirst du deine Aufgaben und Themen in einer Struktur haben, in der du immerzu weißt, was gerade zu tun ist.
Also wie funktioniert das Organisieren in GTD?
Ziel ist es, für jedes Element einen Ort zu finden, der genau passend ist, um es weiterzuverarbeiten bzw. letztlich auch in die Bearbeitung zu führen.
David Allen schlägt hierzu die folgenden Ablagen vor für Elemente, die Handlungsbedarf besitzen:
Projektliste (project list)
Sobald du beim Verarbeiten-Schritt feststellst, dass mehrere Aktionen bzw. Tasks zu erledigen sind, um das Element abzuschließen, wird es in der Getting Things Done Methode als Projekt behandelt. Es wird dann in eine Projektliste eingeordnet, in der sich ausschließlich solche mehrstufigen Elemente befinden.
Hier muss nun definiert werden, welche genauen Aufgaben für das jeweilige Projekt bearbeitet werden müssen und auch diese können dann anhand von den nachfolgenden Ablagen weiterverarbeitet werden.
Im Grunde kann dies als Gruppierung von Aufgaben gesehen werden bzw. als Aufschlüsselung von mehrstufigen Aufgaben in mehrere gruppierte einstufige Aufgaben.
Kalender (calender)
Der Kalender wird für die Dinge genutzt, für die ein Kalender gedacht ist. Also auch bei der Getting Things Done Methode trägst du im Kalender Termine ein. Wichtig ist, dass du hier ausschließlich Termine und terminierte Angelegenheiten einträgst.
Auf diese Weise stellst du in deinem GTD System sicher, dass du Aufgaben von Terminen trennst. Du weißt dann also, dass du nicht in den Kalender schauen musst, wenn du Aufgaben finden willst, sondern ausschließlich in den Kalender schaust, um deine Termine zu überblicken.
Nächste Schritte (next actions list)
Alles, was kein Projekt und kein Termin ist und was du selbst erledigen musst, wird in so genannten Nächste-Schritte-Listen organisiert.
Prinzipiell könntest du hier eine einfache To Do Liste als alleinige Nächste-Schritte-Liste verwenden. Die Getting Things Done Methode bringt hier allerdings einen entscheidenden Aspekt ins Spiel: Kontext.
Kontext meint hier den Umstand unter dem du diese Aufgabe bzw. Aktion durchführen kannst oder solltest. So könntest du beispielsweise eine „am-Laptop“-Liste, eine „am-Smartphone“-Liste oder auch eine „Unterwegs“-Liste verwenden.
Welche Next Action Listen du hier erstellst hängt letztlich sehr stark von deinem Alltag ab und in welchen Kontexten du dich dabei bewegst. Indem du Listen erstellst, die eben genau deinen Alltag widerspiegeln kannst du in jeder Situation genau bestimmen, an welcher Aktion oder Aufgabe du eben in diesem Kontext gerade durchführen solltest.
Das ermöglicht es dir deine Zeit optimal zu nutzen und z. B. keine Fokus-Zeit am Laptop mit Telefonaten zu verbringen, die du auch unterwegs mit deinem Handy machen könntest.
Warteliste (waiting for list)
Die Warteliste ist ebenfalls eine sehr wichtige Liste. Hier landen alle Dinge, an denen du gerade nicht aktiv arbeitest, sondern auf die du wartest. Das kann beispielsweise eine Aufgabe sein, die du erledigt brauchst, aber von einer anderen Person erledigt wird.
Mit der Wartelisten der Getting Things Done Methode lagerst du organisatorisch alles aus deinen aktiven Next Action Listen aus, bei denen gerade kein Handlungsbedarf von deiner Seite, sondern durch jemand Anderen vorhanden ist. So kannst du dich auf die Aufgaben in deinen „Nächste Schritte“-Listen konzentrieren und findest all das, auf das du wartest in deiner Warteliste.
Dieser Punkt des Getting Things Done Systems ist daher enorm wichtig, um einen guten und ununterbrochenen Arbeitsfluss aufrecht erhalten zu können.
Für Elemente, die keinen Handlungsbedarf haben, gibt es folgende Ablagen:
Irgendwann vielleicht Liste (one day maybe list)
Falls aktuell kein Handlungsbedarf besteht, jedoch vielleicht in Zukunft einmal, dann kannst du dieses Element auf einer „Irgendwann vielleicht“-Liste festhalten.
Eine solche Liste eignet sich besonders gut, um Ideen festzuhalten, die bisher nicht angegangen werden können oder sollen, auf die man vielleicht aber später einmal zurückkommen möchte.
Referenzmaterial (reference material)
Handelt es sich bei einem Element um Informationen oder Material, das komplett ohne Handlungsbedarf besteht, dann sollte laut der Getting Things Done Methode dieses als Referenzmaterial abgelegt werden.
Eine Liste oder eine Ablage, in der solches Material gesammelt wird kann vor allem dann hilfreich sein, wenn man zu irgendeinem Zeitpunkt diese Information sucht. In einem solchen Fall kann man einfach auf die Referenzmaterial-Liste zurückgreifen.
Schritt 3 des Getting Things Done Systems ist also der Punkt, an dem Struktur in deine Welt kommt. Somit kannst du später, wenn es um die Umsetzung geht auf deine Strukturen und Listen zurückgreifen und direkt loslegen. Das ist entscheidend.
Schritt 4: Durchsehen (Reflect)
Das Durchsehen und Reflektieren deines Systems ist Gegenstand des vierten Schrittes. Das Durchsehen findet in zwei Formen statt:
Tägliches Betrachten des Kalenders und der Listen
Um im nachfolgenden Schritt der Getting Things Done Methode in Aktion treten zu können, musst du natürlich mindestens einmal am Tag deine Listen betrachten und entsprechend die nächsten Aktionen oder Aufgaben aufnehmen und angehen.
Im Grunde schaust du so immer auf deine GTD Listen, wenn du eine neue Aufgabe angehen möchtest.
Wochenrückblick einmal pro Woche
Einmal pro Woche gilt es laut der Getting Things Done Methode, einen Wochenrückblick durchzuführen. Sinn dieses Durchsehens ist zum einen, sich wieder auf die aktuellen Themen, Projekte und Aufgaben zu besinnen, zum anderen aber auch die Aktualität der Listen zu gewährleisten.
Du gehst dazu also alle Komponenten des Systems durch.
-
Inbox / Eingänge
Wie bereits erklärt, gehst du deine Eingänge und Sammelnstellen durch, in denen im Rahmen von Schritt 1 gesammelt wurde. Ordne dann entsprechend alle Elemente über Schritt 2 und Schritt 3 in dein GTD System ein. -
Projektlisten
Betrachte deine laufenden Projekte und ob du in diesen im Laufe der Woche voran gekommen bist. Du solltest versuchen, in laufenden Projekten deiner Projektliste jede Woche etwas voranzukommen, falls möglich. -
Nächste-Schritte-Listen
Gehe deine Next-Action-Listen durch. Entferne alle erledigten Dinge von den Listen und überlege welche der nächsten Schritte du angehen wirst. -
Kalender
Prüfe, ob dein Kalender aktuell ist, indem du sicher stellst, das alle anstehenden Termine der kommenden Woche korrekt und vollständig eingetragen sind. -
Warteliste
Betrachte, auf wen oder auf was du aktuell wartest und wann das Erwartete für dich bereit ist. Falls notwendige hake entsprechend nach. -
Irgendwann vielleicht Liste
Nun wirf einen Blick auf deine Irgendwann vielleicht Liste. Gibt es hier Dinge, Aufgaben oder gar Projekte, die du nun in dein aktives GTD System aufnehmen möchtest? Falls ja, pflege sie entsprechend ein. -
Innere Reflexion
Zu guter Letzt ist es immer sinnvoll ein bisschen Ruhe zu suchen und zu reflektieren, ob man im Laufe der Woche Ideen oder Gedanken hatte, die es wert sind festgehalten zu werden oder gar aufgeschrieben werden sollten. Ziel ist es, wichtige Dinge zu bewahren, aber auch den eigenen Kopf frei zu bekommen.
In Schritt 4 der Getting Things Done Methode räumst du also im Grunde auf. Du bringst alle deine Ablagen, Listen usw. in Ordnung und auf den neusten Stand. Gleichzeitig ziehst du neue Ideen in Betracht und bringst auch eine gewisse Klarheit in deinen Kopf, was die anstehenden und aktiven Aufgaben und Projekte angeht.
Schritt 5: Erledigen (Engage)
Im fünften Schritt des Getting Things Done Systems geht es darum, in Aktion zu treten. Hier gehst du deine Aufgaben an und erledigst diese. Die entscheidende Frage, die du dir in diesem Zusammenhang stellen musst ist:
Was ist die nächste Aufgabe, die ich nun angehen sollte?
Während diese Frage ohne System gar nicht so einfach zu beantworten ist, ist die Antwort im GTD System immer greifbar.
Die Getting Things Done Methode beschreibt hier 4 Kriterien, über die das nächste zu wählende Element ausgewählt wird:
- Kontext
- verfügbare Zeit
- Energie
- Priorität
Dieser Punkt des fünften Schrittes ist Dreh- und Angelpunkt, an dem du an Produktivität und Effizienz gewinnst.
Kontext
Der Kontext bestimmt, welche Aufgaben du überhaupt in diesem Moment tun kannst. So ist es für bestimmte Dinge notwendig am PC zu sein, während andere auch unterwegs erledigt werden können. Wähle also deine nächste Aktion anhand des Kontextes.
Indem du Kontextlisten pflegst, weißt du immer genau, welche Aufgaben gerade für den aktuell Kontext geeignet sind. Deshalb ist der Kontext eines der wichtigsten Kriterien in der Getting Things Done Methode.
verfügbare Zeit
Neben dem Kontext ist natürlich auch die verfügbare Zeit ein wichtiges Kriterium im GTD System. Du kannst und solltest z. B. nicht 10 Minuten vor Ende deines Arbeitstages ein neues, großes Projekt starten oder ein Telefonat beginnen, das absehbar länger dauert.
So ist bei der Getting Things Done Methode auch die verfügbare Zeit Kriterium, das in jedem Fall in Betracht gezogen werden und das auch in deinem System berücksichtigt werden sollte.
verfügbare Energie
Nehmen wir einmal an, du bist extrem ausgelaugt und erschöpft von deinem Tag, möchtest aber deine Zeit gut nutzen. Dann solltest du dein Energieniveau nicht einfach übergehen, sondern deine nächste Aktion entsprechend wählen.
In einem solchen Fall wählst du lieber den nächsten Schritt, ein angefangenes Hörbuch weiterzuhören als die Quartalszahlen auf Fehler zu überprüfen.
Priorität
Letztlich spielt die Priorität deiner Aufgaben eine Rolle. Wichtige Aufgaben und solche, für die du eine Deadline einhalten musst, sollten natürlich vor anderen angegangen werden. Nur so erreichst du letztlich auch die Ziele, die du dir gesetzt hast. Das ist ein elementar.
Ist die Frage nach dem Kontext, der verfügbaren Zeit und deiner Energie geklärt, dann solltest du eben die wichtigste Aufgabe, die du unter diesen Bedingungen tun kannst, angehen.
Das Vorgehen ist hier also, zunächst die ersten drei Kriterien zu betrachten, bevor es an die Priorität. Während manch Einer das (nicht unberechtigter Weise) kritisieren mag, ist dieses Vorgehen doch sinnvoll.
Die Getting Things Done Methode ist ein Selbstmanagement-System. Das bedeutet, dass es sich vor allem um die Person dreht, die hier aktiv ist, sprich du selbst.
Im Rahmen des Selbstmanagements ist es zweitrangig, welche Priorität etwas hat, wenn du im Moment gar nicht dazu in der Lage bist, es auszuführen. So kann eine Aufgabe zwar unglaublich wichtig sein, aber ohne die nötige Zeit oder den passenden Kontext nicht durchgeführt werden. Deshalb muss der Kontext, die verfügbare Zeit und dein eigenes Energielevel vorab betrachtet werden. Darauf kannst du dann aus den in Frage kommenden Aufgaben die angehen, welche die höchste Priorität hat.
Auf diese Weise sorgt die Getting Things Done Methode letztlich dafür, dass du mehr Dinge erledigst, indem du deine Zeit immer richtig nutzen kannst.
Der Getthing Things Done Workflow als Flowchart
Das oben beschriebene GTD 5-Schritte-System lässt sich in einem Flowchart gut abbilden. Deshalb haben wir für dich ein solches Flowchart erstellt:
klicke auf das Bild, um es zu vergrößern
Quick Tipp:
Dein Start mit der Getting Things Done Methode kann etwas mühselig sein. Das System basiert darauf, dass du die einzelnen Schritte in deinen Alltag integrierst und verinnerlichst. Das kann etwas dauern…
Deshalb haben wir dieses obige GTD Flowchart für dich erstellt!
Unser Tipp ist dazu: Lasse diesen Beitrag deinen Tag über im Browser geöffnet und das Flowchart sichtbar. So kannst du immer darauf zurückgreifen um nachzusehen, welchen Schritt du als nächstes gehen solltest und wie du mit deinen Aufgaben und Themen am besten umgehst.
Getting Things Done Vorteile - Diese Gründe sprechen für die GTD Methode
Ob du nun versuchst die Getting Things Done Methode eins-zu-eins umzusetzen oder ob du dir einfach bestimmte Prinzipien für dein eigenes System abschaust – GTD hat einige Vorteile, die wir dir hier nennen möchten:
- Effektive Nutzung von Zeit und Ressourcen, indem die richtigen Aufgaben angegangen werden.
- Anwendbar für alle privaten und beruflichen Bereiche
- Zuverlässige Erfassung aller eingehenden Termine, Aufgaben, Projekte, Informationen und Materialien
- Klare Organisationsstruktur sorgt für Übersichtlichkeit
- Aufgaben werden schneller abgeschlossen, da sie zur richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden.
- Fördert organisiertes Denken, da alle alltäglichen Themen mit System behandelt werden
- Schafft trotz ein gewisses Freiheitsgefühl im Alltag, da man flexibel Aufgaben angehen kann.
- Schafft einen freien Kopf, da merkenswerte Dinge im GTD System festgehalten sind.
Wie du am Ende dieses Artikels (und vor allem nach einiger Zeit der Verwendung des GTD Systems) erkennen wirst, finden sich hier viele konkrete Vorteile. Sehr viele positiven Erkenntnisse, wie du deine eigene Produktivität mit System verbessern kannst, finden sich in den Getting Things Done Prinzipien. Deshalb lohnt es sich diesem System eine Chance zu geben.
Getting Things Done Nachteile - Das sind die Schwächen der Methode
Es gibt auch Schwächen und Nachteile am GTD System, wie wir dir nicht vorenthalten wollen:
- Für Personen, die im Alltag nur mit wenigen Projekten, Aufgaben und Themen zu tun haben, ist das GTD System evtl. zu komplex.
- Aller Anfang ist schwer. So ist auch der Anfang mit dem GTD System nicht immer einfach. Du musst das System verinnerlichen und deine Handhabung entsprechend als Gewohnheiten etablieren.
- Priorität spielt eine untergeordnete Rolle. Während im Rahmen des Selbstmanagements das Vorfiltern anhand von Kontext, Zeit und Energie unserer Ansicht nach durchaus sinnvoll ist, kann es Themen geben, die so wichtig sind, dass sie in jeder Situation auf jeden Fall als erstes angegangen werden sollten.
Keine Methode ist perfekt, so wie sie im Buche steht. Deshalb ist es auch so wichtig, die Prinzipien zu betrachten und ggf. auf die eigene Situation und das eigene System zuzuschneiden.
Während für viele die Getting Things Done Methode so funktioniert, mag es für Manchen vielleicht zu überorganisiert sein. Deshalb empfehlen wir der Methode selbst erst einmal eine Chance zu geben und dann ggf. abzuspecken, bzw. abzuwandeln, wo es Sinn ergibt.
Weitere Tipps zur GTD Methode
Bevor wir seitens EfficiencyCrafter unser Fazit ziehen und dir ein paar eigene Erfahrungen mitgeben, haben wir noch weitere Tipps und Anregungen, die dir weiterhelfen sollen.
Getting Things Done Methode umsetzen und anwenden
In Du hast nun wahrscheinlich verstanden, wie die GTD Methode funktioniert. Trotzdem kann man sie auf ganz unterschiedliche Art und Weise anwenden. Wie erwähnt gilt es nun, das System auf dich selbst zuzuschneiden, wenn das Standard GTD-Konzept nicht ganz passt.
Doch auch das Thema Software und Apps spielt hier eine wichtige Rolle. Um Getting Things Done umzusetzen, empfehlen wir dir eine App zu verwenden, die sich dafür anbietet.
Das kann z.B. Meistertask oder Evernote sein.
Zwei Beiträge in denen wir dir zeigen, wie du Getting Things Done mit einem Tool umsetzen kannst, sind z. B. diese:
Wichtige GTD Regeln
Hier geben wir dir noch einmal die wichtigsten Regeln, die David Allen in seiner Methode GTD aufzeigt, auf einen Blick:
- Verwende so wenige Sammelstellen (Schritt 1) wie möglich, aber so viele wie nötig.
- Die 2 Minuten Regel: Wenn eine Aufgabe von dir in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, dann erledige sie sofort.
- Überlege gut, in welchen Kontexten du dich im Alltag bewegst. Deine kontextbezogenen Next-Action-Listen sollten bestmöglich auf dein Leben angepasst sein.
- Reflektiere gewissenhaft dein System im Tages- und Wochenrückblick, des "Durchsehen"-Schrittes. Nur so kannst du neben der Effizienz, die das Getting Things Done System bringt auch gewährleisten, dass mit dieser Effizienz die wichtigsten Dinge behandelt werden.
Die besten Zitate von David Allen
Hier geben wir dir noch ein paar geniale Zitate von David Allen, dem Autor des Buchs „Getting Things Done“ mit, damit du einen besseren Eindruck von der Person hinter dem Buch und der Methode bekommst.
“You must use your mind to get things off your mind.”
“Your ability to generate power is directly proportional to your ability to relax.”
“The more you sweat in peace, the less you bleed in war.”
“You can fool everyone else, but you can't fool your own mind.”
“The beginning is half of every action.”
“If you don't pay appropriate attention to what has your attention, it will take more of your attention than it deserves.”
“Anything that causes you to overreact or underreact can control you, and often does.”
Hier falls dich das Thema weiter interessiert und du dich weiter einlesen möchtest, dann empfehle ich dir, einfach das Buch von David Allen zu lesen.
Getting Things Done Erfahrungen
Hi, Tobias hier. Ich nehme mir hier nun heraus, meine eigenen Erfahrungen mit dem Getting Things Done System und den dahinterstehenden Prinzipien mitzuteilen.
Meine Geschichte mit GTD ist rückblickend relativ interessant.
Ich beschäftige mich schon sehr lange mit Produktivitätssystemen, denn das Thema macht mir einfach Freude. Außerdem musste ich früher meine Zeit gezielt einsetzen und meine Aufgaben so organisieren, dass ich sie in verschiedenen Situation gut erledigen kann.
Hier war das Thema „Kontext“ für mich entscheidend und eine Erkenntnis, die mein eigenen Selbstmanagement und meine Produktivität enorm verbessert hat.
Zu diesem Zeitpunkt kannte ich die GTD Methode noch gar nicht, aber ich bin aus dem eigenen Bedarf heraus zum ein oder anderen Getting Things Done Prinzip selbst gekommen.
So habe ich beispielsweise damals Next Action Listen für verschiedenen Kontext erstellt. Diese hießen damals z. B. „Desk Work“, „Work 2 Go“ und „Due Tasks“. Das ist im Grunde schon das, was auch David Allen in seinem Getting Things Done System beschreibt und dieses Prinzip hat es mir ermöglicht, deutlich mehr Dinge in meinem Alltag erfolgreich zu erledigen.
Nun, da ich Getting Things Done gelesen habe, konnte ich allerdings weitere Prinzipien und Gewohnheiten etablieren, die mein System bis zu diesem Zeitpunkt nicht besaß.
Die Erfahrungen, die ich mit der Getting Things Done Methode gemacht habe, sind wirklich gut, vor allem weil ich gezielt das ein oder andere übernehmen konnte. Es ist für die Meisten sehr gut anwendbar. Aus diesem Grund schreibe ich auch diesen Artikel. Sicherlich ist GTD nicht dazu gedacht in seiner Rohform für jeden Menschen einfach so direkt zu funktionieren (wobei das durchaus für Viele so sein könnte).
Es geht vielmehr darum, sich die GTD Prinzipien zu eigenen zu machen, sprich seinem Gehirn Raum zum Denken zu geben, indem man erst einmal alles in einer Inbox sammelt, diese Dinge dann durschsieht und organisiert und dann in den Aktionsmodus geht (vereinfacht).
Mein Fazit zu diesem Produktivitätssystem ist also: Probiere es aus und wandle es ggf. so ab, dass es in deinen eigenen Arbeits- und Lebensstil passt. Ich denke, jeder kann sich etwas von der Getting Things Done Methode abschauen.
Bist du nun bereit, die GTD Methode umzusetzen?
Dann probiere es doch mal mit Meistertask als Getting Things Done Tool.
Wir wünschen dir damit und der Getting Things Done Methode viel Erfolg!
Letzte Aktualisierung am 29.09.2023 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
