In diesem Artikel stellen wir dir 3 Evernote GTD Systeme vor. Außerdem erklären wir dir, warum du für dein Getting Things Done Vorgehen Evernote einsetzen solltest. Mit Evernote kannst du wirklich unglaublich viele Dinge tun. Hier zeigen wir dir, wie du Evernote nutzen kannst, um dein eigenes GTD System umzusetzen.
Wenn du dich in die Methodik einlesen möchtest, schau einfach mal auf unserem Artikel zur Getting Things Done Methode vorbei.
Verwende jetzt Evernote für dein eigenes Getting Things Done.
Warum du für GTD Evernote verwenden solltest
Zu Beginn stellt sich natürlich die Frage, warum sich Evernote überhaupt für gut für Getting Things Done eignet. Hier geben wir dir die elementaren Vorteile, warum du für GTD Evernote verwenden solltest:
- Sehr flexbile Handhabung
- Gruppierung von Notizen in Notizbüchern bietet sich für GTD-Listen an.
- Schlagwort-Funktion bietet großartige Möglichkeiten zur Strukturierung und Organisation von Elementen.
- Mit der präzisen und detaillierten Suchfunktionalität findest du immer die Notizen, die du gerade sehen möchtest.
- Evernote-Clipper Browsererweiterung ist perfekt geeignet für das Sammeln und Erfassen von Ressourcen und Referenzen.
Du siehst also es gibt ein paar grundlegende Funktionen, die besonders für Getting Things Done geeignet und vorteilhaft sind. In den folgenden Abschnitten zeigen wir dir genau, wie du mit Evernote dein eigenes GTD System einrichten und umsetzen kannst.
Evernote GTD Basics erklärt
Evernote ist ein sehr flexibles Tool und daher gibt es verschiedene Wege, wie du GTD umsetzen kannst.
Mit Evernote Getting Things Done zu betreiben ist schnell gemacht. Dazu bedienst du dich drei grundlegender Elemente in Evernote: Notizen, Notizbücher, Tags, Suchfunktion und Evernote Clipper. Hier gehen wir kurz durch, was hinter den einzelnen Elementen steckt:
Notizen
Notizen stellen die Inhalte jeglicher Art dar, die du in deinem Evernote GTD System erfassen und verwalten möchtest. Auch wenn dieses Element hier „Notiz“ heißt, kannst du es letztlich für alles mögliche nutzen, denn es ist im Grunde einfach ein Ort, an dem du Text, Medien, Dokumente und Vieles mehr ablegen und speichern kannst.
Egal ob Aufgabe, Projekt, Ressource oder Erinnerung – In deinem Evernote GTD System wirst du Notizen für all diese Dinge verwenden.
Notizbücher
Notizbücher dienen dazu in Evernote verschiedene Notizen zu gruppieren. Mit einem Notizbuch kannst du also eine gewisse Struktur in dein GTD Evernote System bringen.
Notizbücher lassen sich dabei auf unterschiedliche Art und Weise verwenden. So kannst du Notizen damit inhaltlich organisieren, aber auch prozessorientiert. In den Abschnitten, in denen wir dir weiter unten drei Evernote GTD Systeme vorstellen, werden Notizbücher ebenfalls auf diese beiden unterschiedlichen Arten verwendet.
Tags
Tags sind Schlagworte, die du an Notizen anhängen kannst. Versiehst du eine Notiz in Evernote mit einem Tag, dann kannst du sie später z. B. auch über dieses wiederfinden.
Besonders, wenn es um das Filtern und Suchen von Notizen geht, können Schlagworte sehr vorteilhaft sein. Insgesamt bringt dieses Element deinem Evernote GTD System eine extra Dimension zur Organisation, welche sehr nützlich ist.
Suchfunktion
Die Suchfunktion ist eine Kernkomponente in Evernote. Während du Notizen bereits strukturiert und organisiert ablegen kannst, indem du Notizbücher und Tags verwendest, bietet dir die Suchfunktion eine sehr flexible Möglichkeit, Notizen zu finden und zu filtern.
Die Suchfunktion gibt dir die Option, in deinem Evernote Getting Things Done Vorgehen sowohl hinsichtlich Notizbüchern und Schlagworten als auch bzgl. textueller Inhalte zu suchen.
Evernote Clipper
Der Evernote Clipper ist eine Browsererweiterung, mit der du online von jeder beliebigen Webseite sogenannte „Clips“ erzeugen kannst.
Ein Clip kann ein Screenshot, eine Kopie der ganzen Seite, ein Ausschnitt der Seite oder ein Lesezeichen zur Seite sein. Dieses Tool hilft dir auch für die Anwendung deines Evernote Getting Things Done Vorgehens in der Praxis, denn hiermit kannst du spielend leicht verschiedenste Inhalte z. B. in deiner Inbox speichern.
Evernote GTD System 1: Einfaches GTD mit Evernote
Als Erstes stellen wir dir ein einfaches Evernote GTD System vor, das sehr leicht einzurichten und zu verwenden ist.
Dieses Vorgehen verwendet Notizbücher, um die Inbox, Listen und Ablagen der Getting Things Done Methode zu realisieren. Ergänzend werden Tags eingesetzt, um die Kategorien hinsichtlich Kontext, Energie und Zeit zu integrieren.
Doch wie sieht dieses einfache Evernote Getting Things Done Vorgehen nun aus?
Initiale Einrichtung deines einfach Evernote Getting Things Done Systems
Bevor du loslegen kannst, musst du dein GTD in Evernote erst einmal einrichten. Folge dazu den folgenden Schritten.
1. Inbox-Notizbuch erstellen
In Getting Things Done beginnt alles mit einer Inbox, in der die verschiedensten Dinge gesammelt werden, bevor sie weiter im Workflow verarbeitet werden. Erstelle also in Evernote ein neues Notizbuch, und nenne es „Inbox“. Es bietet sich an, hier eine Nummerierung im Namen zu setzen und damit die Reihenfolge der Notizbücher vorzugeben:
Sinn und Zweck der Inbox ist es, einen zentralen Ort einzurichten, an dem alle eingehenden Elemente zusammenlaufen und gesammelt werden.
Dies kannst du einfach tun, indem du immer eine Notiz erstellst für jedes Item, dass du erfassen möchtest. Dazu klickst du im Inbox-Notizbuch deines Evernote GTD Systems einfach auf „Neue Notiz“ und schon kannst du dein Thema mit Titel und Inhalt erfassen:
Alternativ dazu hast du in Evernote auch die Möglichkeit, beliebige Dinge per Mail an deine Inbox zu senden. In deinen Evernote-Kontoeinstellungen findest du unten die Informationen dazu. Dort findest du also eine E-Mail-Adresse, an die du eingehende E-Mails aus deinem Postfach weiterleiten kannst oder auch einfach alles Möglich per Mail an dein Evernote Getting Things Done Setup senden kannst. Du musst also nicht für alles manuell eine Notiz anlegen:
Damit diese Dinge auch automatisch in deiner Inbox landen und nicht irgendwo anders, musst du dein Inbox-Notizbuch zunächst als Standard-Notizbuch festlegen. Das kannst du tun, in dem du in der linken Seitenleiste auf „Notizbücher“ klickst und das dann in den Eigenschaften deiner Inbox konfigurierst:
Damit hast du nun also eine Inbox, in der du auf verschiedene Art und Weise Elemente erfassen kannst.
2. Nächste-Schritte-Notizbücher erstellen
Nun geht es darum, für dein Evernote GTD Vorgehen auch andere Listen zu erstellen. Typischerweise werden hierzu die folgenden Listen bzw. Notizbücher verwendet:
- AufgabenIn deinem Aufgaben-Notizbuch des Evernote GTDs verwaltest du alle Elemente, die eine Aktion deinerseits benötigen.
- ProjekteIn deinem Projekt-Notizbuch organisierst du Projekte bzw. Themen, die mehrere Aktionen benötigen, um erledigt zu werden. Diese kannst du z. B. auch gut mit Hilfe von To Do-Listen innerhalb der jeweiligen Notiz organisieren.
- WartelisteDein Warteliste-Notizbuch dient dazu, Dinge hier zu sammeln, auf die du aktuell wartest. In GTD mit Evernote kannst du dazu auch sehr einfach deine Elemente zwischen Notizbüchern hin- und herschieben und so z. B. auch zwischen deinen "Aufgaben" und der "Warteliste".
- Irgendwann vielleichtWie in der Methodik von David Allen beschrieben, benötigst du auch ein "Irgendwann vielleicht"-Notizbuch, um all deine Ideen zu sammeln, die zwar aktuell nicht anstehen, jedoch für später einmal festgehalten werden sollten.
3. Referenzen- und Archiv-Notizbücher erstellen
Neben den bereits erstellten Evernote GTD-Notizbüchern ist nun noch der Bereich der Referenzen und Ressourcen zu realisieren.
Ressourcen und Referenzen sind Themen / Elemente, die zu beliebigem Zeitpunkt hinzugezogen werden können. Es geht darum Informationen zu speichern, Wissenswertes festzuhalten und all das abzulegen, dass zum nachlesen irgendwann einmal wichtig wird oder werden könnte.
Das ist ein Evernote-Spezialgebiet!
Evernote macht es nicht nur einfach, sondern auch sehr flexibel, die unterschiedlichsten Inhalte und Medien strukturiert und wieder auffindbar in deinem Evernote Getting Things Done System zu pflegen.
Erstelle dazu ein neues Notizbuch, names „Ressourcen“. In dieses verschiebst du dann von der Notizbuch all das betreffende Material und du verwendest den Evernote Clipper, um Dinge direkt in deinem „Ressourcen“-Notizbuch abzuspeichern.
Zudem solltest du dir ein „Archiv“- oder „Papierkorb“-Notizbuch in deinem Evernote GTD System anlegen. Dort kannst du all das hineinlegen, dass nicht mehr von Relevanz ist oder gar nicht erst angegangen werden soll.
Nun hast du alle Notizbücher für dein Evernote Getting Things Done Vorgehen erstellt und du solltest nun in etwas das Folgende in deinem Evernote vorfinden:
4. Erinnerungen für terminierte Notizen
In der Getting Things Done Methode wird natürlich auch die zeitliche Komponente mit betrachtet, wie z. B. Fälligkeiten.
Dazu kannst du entweder ebenfalls ein Notizbuch für „fällige“ Themen erstellen oder aber du verwendest Erinnerungen in Evernote. Dazu kannst du für jede Notiz bei Bedarf eine Erinnerung einrichten:
Später kannst du dann alle Notizen mit Erinnerungen sortiert nach dem Datum betrachten.
5. Tags für Kontext, Zeit und Energie erstellen
Nun, da du deine Notizbücher angelegt hast, geht es noch darum, die verschiedenen Schlagwörter zu erstellen, mit denen du dann Notizen hinsichtlich Kontext, Zeit und Energie einordnen kannst.
Wechsle dazu in der linken Seitenleiste auf „Schalgwörter“. Hier kannst du nun neue Tags anlegen. Die folgende Abbildung zeigt exemplarisch einige Tags dieser Art gruppiert als untergeordnete Schlagwörter von „Energie“, „Kontext“ und „Zeit“.
Nun hast du dein System für GTD mit Evernote eingerichtet und du kannst es fortan verwenden. Wie das funktioniert, erfährst du im nächsten Abschnitt.
So Verwendest du dieses Evernote GTD System
Alles startet mit einer Notiz. Egal ob du etwas per Mail an dein Evernote GTD System weiterleitest oder direkt in der Inbox erstellst, letztlich hast du alles in Form von Notizen.
Hier erstellen wir also beispielhaft eine Notiz mit dem Titel „Premium Kunden über neues Angebot informieren“:
Beim Durchgehen und Organisieren von Getting Things Done kannst du dann Tags für diese Notiz setzen. im obigen Bild siehst du dazu, dass wir dieses Thema mit Energie=mittel, Kontext=Büro und Zeit: unter zwei Stunden bewertet haben.
Für Themen, die einem Datum zugeordnet werden sollen, kannst du wie bereits zuvor beschrieben Erinnerungen einrichten. In jedem Notizbuch findest du dann den Tab „Erinnerungen“ wieder, wo alle Notizen, für die eine Solche eingerichtet ist, aufgeführt sind:
Zum weiteren Organisieren der Notizen ist es nun an der Reihe, diese in die entsprechenden Notizbücher zu verschieben. Beispielsweise verschieben wir in nachfolgender Abbildung die Notiz „Geschenk für Schwager besorgen“ in das „Aufgaben“-Notizbuch.
Um Getting Things Done mit Evernote in diesem einfachen Vorgehen zu betreiben, gehst du also wie folgt vor:
- Du sammelst Alles in deinem Inbox-Notizbuch.
- Du gehst regelmäßig deine Inbox durch und bewertest die Notizen mittels der Schlagwörter.
- Du verschiebst Notizen in das jeweils passende Notizbuch.
- Du bearbeitest deine Themen je nach Notizbuch und Schlagwort, welches zu deiner aktuellen Situation passt.
Ziehe dabei auch immer noch einmal die „reine Lehre“ von David Allen hinzu, um dir das Vorgehen in den Sinn zu rufen.
Evernote GTD System 2: Suche-basiertes GTD mit Evernote
Das zweite Evernote GTD Vorgehen, dass wir dir hier zeigen, verfolgt einen etwas breiter gefächerten Ansatz. Während sich das bereits gezeigt erste Vorgehen mit ein paar wenigen Notizbüchern stark auf den Getting Things Done Prozess konzentriert, betrachtet diese zweite Variante den Workflow aus einer anderen Perspektive.
Wie bereits erwähnt kann man Notizbücher bei Getting Things Done mit Evernote entweder prozessorientiert (siehe Vorgehen 1) oder inhaltlich orientiert (siehe hier) einsetzen. Zudem werden, wie auch zuvor gezeigt, Tags für Kontext, Energie und Zeit verwendet.
Initiale Einrichtung des Suche-basierten Evernote Getting Things Done Systems
Zunächst geht es auch hier erst einmal darum dein Suche-basiertes Evernote GTD-System einzurichten, sodass du es danach verwenden kannst.
1. Inbox-Notizbuch & Archiv erstellen
Auch in diesem zweiten Evernote Getting Things Done Vorgehen beginn Alles erst einmal mit der Inbox.
Du benötigst also auch hier ein Inbox-Notizbuch, welches absolut denselben Zweck erfüllt, wie bereits beim ersten System beschrieben. Auch die Funktionsweise ist damit dieselbe.
Du nutzt also dein Inbox-Notizbuch dazu, alles zentral zu Erfassen, und das entweder durch manuelles Erstellen von Notizen oder aber durch Senden an deine persönliche Evernote-Mail-Adresse. Vergiss auch hier nicht, dein Inbox-Notizbuch als Standard-Notizbuch festzulegen.
Neben der Inbox legst du im Suche-basierten GTD Evernote Vorgehen nun noch das Archiv, wie zuvor, als Notizbuch an. Das Archiv (bzw. Papierkorb) und die Inbox sind in diesem Ansatz die einzigen beiden Notizbücher, die hinsichtlich des Getting Things Done Workflows eingerichtet werden. Alle anderen Notizbücher haben eher einen inhaltlichen Zweck. Dazu aber im nächsten Abschnitt mehr.
2. Inhaltlich orientierte Notizbücher verwenden
Im Gegensatz zum ersten Getting Things Done Evernote System, bilden wir hier die verschiedenen Listen nicht mit eigenen Notizbüchern ab, sondern mit Tags (später mehr dazu). Die Rolle, die hier Notizbücher einnehmen kann dagegen ganz unterschiedlich sein.
So kannst du Notizbücher beispielsweise dazu nutzen große Projekte zu verwalten, indem du ein Notizbuch für ein solches Projekt anlegst.
Eine andere Möglichkeit ist es, ein Notizbuch je Themen-/ oder Lebensbereich anzulegen und Notizen danach zu gruppieren. Damit hast also beispielsweise nicht alle Aufgaben in ein und demselben Notizbuch, unabhängig von deren Bezug, sondern mehrere Notizbücher, die sich jeweils einem thematischen Bereich zuordnen.
Ergebnis dessen in deinem Evernote GTD Vorgehen ist also eine Reihe an Notizbüchern, von denen jedes sowohl Aufgaben als auch Referenzen und weitere verschiedene Inhalte umschließen. Auf diese Art und Weise, weist du genau, welche Themen sich in einem Notizbuch befinden.
Mit einem solchen Ansatz hast du deine Notizbücher also ganz anders ausgerichtet, als es im ersten Vorgehen von Getting Things Done mit Evernote der Fall war.
3. Tags für Kontext, Zeit und Energie erstellen
Nun ist es an der Zeit Tags, sprich Schlagwörter zu erstellen. Hierzu verwenden wir auch in diesem Vorgehen dieselben Tags, wie zuvor.
Erstelle also Schlagwörter für Kontext, Zeit und Energie. Darunter erstellst du dann untergeordnete Schlagwörter, die eben die für dich passenden Eigenschaften widerspiegeln.
Zum Beispiel:
- Kontext: Zuhause
- Kontext: Büro
- …
- Zeit: 30 Minuten
- Zeit: 1 Tag
- …
- Energie: gering
- Energie: mittel
- …
Hier kannst du auch Tags für Prioritäten erstellen. Im Grunde kannst du Tags so nutzen, wie es für dein eigenes Vorgehen am besten funktioniert. Du siehst also, dass auch dieser Schritt identisch zum Tagging im einfachen Evernote GTD System ist.
4. Listen-Tags erstellen
Dir wird wahrscheinlich schon aufgefallen sein, dass eine wichtige Komponente bis jetzt fehlt, nämlich die GTD-Listen.
Diese haben wir vorher als Notizbücher abgebildet, was wir jedoch in diesem GTD Evernote Vorgehen nicht tun, denn wir verwenden hier Notizbücher eben anders.
Deshalb nutzen wir für die Listen ebenfalls Tags. Wie in Schritt 3 legen wir nun zusätzlich neue Tags an für „Aufgaben“, „Projekte“, „Warteliste“, „Irgendwann vielleicht“, „Referenzen & Ressourcen“.
Als Ergebnis hast du dann also folgende Schlagworte in deinem Getting Things Done mit Evernote eingerichtet:
Wie du diese Tags und das ganze System nun verwendest, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt.
So verwendest du das Suche-basierte Evernote GTD System
Wenn es um die Anwendung dieses Ansatzes geht, gestaltet sich die Praxis etwas anders zum vorherigen System.
Wir gehen an dieser Stelle nicht auf das Erstellen von Notizen ein, denn dieses ist wohl in der Zwischenzeit klar. Du sammelst erneut alles in deiner Inbox. Das kannst du auch diesmal so tun, dass du manuell Notizen erstellst oder aber per E-Mail.
Wenn es nun darum geht, deine Inbox durchzusehen und zu organisieren kommen all die Schlagwörter ins Spiel, die du zuvor angelegt hast. Wieder bewertest du deine Notizen hinsichtlich „Kontext“, „Zeit“ und „Energie“. Ergänzend dazu setzt du aber noch ein weiteres Tag für die jeweilige Liste, der du sie zuordnen möchtest.
Folgende Abbildung zeigt dies wieder exemplarisch:
In der obigen Abbildung siehst du nun zusätzlich zu den drei Tags, die wir für Kontext, Zeit und Energie angegeben haben auch ein Tag namens „Aufgaben“, das wir vergeben haben. Dieses repräsentiert die Liste, der wir die Notiz zuordnen möchten. In diesem Fall handelt es sich um eine Aufgabe, die erledigt werden muss.
Nachdem du nun die Tags gesetzt hast, solltest du nun noch die Notiz in ein passendes Notizbuch verschieben. Da wir in diesem Evernote GTD Vorgehen inhaltliche Notizbücher verwenden, sollte eine Notiz in ein inhaltlich passendes Notizbuch verschoben werden. Existiert keines dafür, so kann es sinnvoll sein, eine Notizbuch für „Sonstiges“ zu pflegen und die Notiz dort zu platzieren.
Als Ergebnis hast du nun also all deine Notizen in inhaltlich passenden Notizbüchern und versehen mit den nötigen Tags.
An das Abarbeiten deiner Notizen kannst du nun auf zwei Arten herangehen. Zum einen kannst du in deinen Prozess alle Notizen einbeziehen, zum anderen aber nur Notizen in einem bestimmten Notizbuch.
In beiden Fällen kannst du zunächst in die allgemeine „Notizen“-Ansicht wechseln, die du über die linke Seitenleiste erreichst. Dort werden dir alle Notizen angezeigt, die du in deinem Evernote GTD System besitzt. Nun findest du über das „Filter“-Symbol die Filter- und Suchfunktion von Evernote. Dort kannst du nun auch nach Schlagworten filtern und damit immer genau die Notizen anzeigen, die thematisch und bzgl. Liste, Kontext, Zeit, Energie, Priorität, … dem entsprechen, was du gerade suchst:
Dazu kannst du natürlich auch nach vielen anderen Dingen filtern, um deine Auswahl noch weiter einzuschränken (z. B. Erinnerungen, Anhängen usw.).
Dieses Getting Things Done mit Evernote gibt dir letztlich die Möglichkeit Notizbücher frei zu verwenden und den GTD Workflow selbst allein durch Schlagworte und die Suche zu steuern. Das macht das System noch flexibler.
Evernote GTD System 3: Hybrides Vorgehen
Nun stellen wir noch ein drittes Evernote GTD System vor, welchem ein hybrides Vorgehen zu Grunde liegt. Hybrid heißt in diesem Fall, das nicht ausschließlich Evernote verwendet wird.
David Allen beschreibt in seinem Buch „Getting Things Done“, dass man auch mehrere Inboxen verwenden kann. Zwar sollte versucht werden, so wenige Eingänge wie möglich im Einsatz zu haben, aber dennoch so viele wie eben nötig.
Es kann also durchaus sinnvoll sein, wenn du dein Evernote GTD System mit einem anderen Tool kombinierst. Naheliegend wäre es hier beispielsweise, Evernote für alle Dinge zu verwenden, die informativer und referenzartiger Natur sind und ein Aufgabenmanagement-System (wie z. B. Meistertask) für aktionsorientierte Dinge, wie Aufgaben.
Konkret würde das bedeuten, dass du eine Inbox in Evernote hättest und eine Inbox in Meistertask. Du könntest dann deine „Referenz-Liste“ in Evernote pflegen, sowie evtl. deine „Irgendwann / Vielleicht Liste“ für Ideen. In deinem Aufgabenmanagement-Tool würdest du dann deine „Nächste-Schritte-Listen“ pflegen und verwalten.
Ein solches GTD Evernote Hybrid-System ist sicherlich für Viele eine effiziente Lösung. Dazu kannst du auch in unseren Beitrag zu verschiedenen Meistertask GTD Vorgehen reinschauen.
Damit könntest du also z. B. das einfache Evernote Getting Things Done (siehe System 1) verwenden und dazu das einfache Meistertask GTD System einsetzen. Letztlich musst du hier deinen eigenen Workflow durchdenken und umsetzen.
Fazit und Zusammenfassung zu GTD mit Evernote
In diesem Beitrage haben wir dir drei Getting Things Done Vorgehen mit Evernote vorgestellt. Alle drei Systeme haben Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede.
Du kannst, wie im einfachen GTD Evernote System, den Getting Things Done Prozess mit Notizbüchern abbilden und Kategorisierung über Tags vornehmen oder aber Notizbücher inhaltlicher Natur verwenden und alles prozessbezogene mittels Tags umsetzen. Oder aber du verwendest Evernote in Kombination mit anderen Tools in einem hybriden Ansatz.
Allein dies zeigt die Flexibilität, die ein Evernote GTD System mit sich bringt, unabhängig von der konkreten Umsetzung.
Gerade, wenn es um die Organisation von Ressourcen und Referenzen geht, zeigt Evernote seine Stärken. Deshalb ist zumindest der partielle Einsatz eines Evernote GTD Systems auf jeden Fall empfehlenswert.
Wir hoffen, dir hat dieser Beitrag gefallen und du konntest einiges an konkreten Tipps mitnehmen.
Hat dieser Artikel dein Interesse geweckt? Dann probiere Evernote doch einfach für GTD aus!
