Die besten Getting Things Done Apps – Finde die passende GTD App

Tobias Jakob
Zuletzt aktualisiert am: 25. Jun 2021
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Die richtige Getting Things Done App kann dir einen großen Produktivitätsschub geben. Zwar ist die Methodik hinter Getting Things Done laut David Allen Tool-unabhängig, jedoch gibt es manche Tools, die besonders gut geeignet sind.

Wenn du also nach der richtigen GTD App und Software suchst, um das System für dich in den Einsatz zu bringen, dann bleib dran. Wir zeigen dir in diesem Artikel die besten Getting Things Done Apps im Überblick.

Getting Things Done Apps im Vergleich

Bevor wir mehr ins Detail gehen, findest du hier eine Übersicht über die Top 5 Getting Things Done Apps im Vergleich:

GTD App	Evernote	Meistertask	Todoist	TickTick	Microsoft To-Do
Inbox
GTD-Listen
Kategorisierung
Suchfunktion
Handhabung
Vielseitigkeit / weitere Use-Cases
Am besten geeignet für	Ressourcen und Referenzen	Aufgaben und Projekte	Einfache Aufgaben	Einfache Aufgaben	Einfache Aufgaben
Link*	zu Evernote*	zu Meistertask*	zu Todoist*	zu TickTick*	zu Microsoft To-Do*

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Springe hier direkt zu den Details der Top 10 GTD Apps.

Welches Tool für Getting Things Done am besten ist, ist natürlich auch immer zum Teil etwas subjektiv. Wir haben jedoch die Kernfunktionen betrachtet, die du für die Methodik benötigst und die Apps in der Auswahl anhand dieser bwertet. Weiter unten findest du dann auch noch einmal detaillierte Informationen zu den verschiedenen GTD Apps und auch eine Erklärung, worauf wir bei der Bewertung geachtet haben.

Was ist Getting Things Done überhaupt?

First things first! Was ist überhaupt dieses „Getting Things Done“?

Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, entwickelt von David Allen. Diese beschreibt er auch in seinem gleichnamigen Buch, zu dem wir hier auch ein kurzes Buch Review geschrieben haben.

Es wird dabei ein 5-Schritte-Vorgehen angewandt, dass sich wie folgt darstellt:

Sammeln
Sammle alle Dinge die bei dir aufkommen oder eingehen in einer oder wenigen Inboxen.
Verarbeiten
Schaue regelmäßig deine Inbox durch und ermittle, worum es sich bei dem jeweiligen Element handelt und was benötigt wird, um es abzuschließen.
Organisieren
Organisiere die verbarieteten Elemente in verschiedenen Listen oder dem Kalender, je nach Kontext und anderen Parametern.
Durchsehen
Schau dir täglich deine Listen und deinen Kalender in deiner GTD App an und führe auch ein wöchentliches Review deines Systems durch, um es aufzuräumen und auf den aktuellen Stand zu bringen.
Erledigen
Erledige deine Themen und Aufgaben entsprechend des Systems, indem du mit deinen angelegten Listen und Kategorien arbeitest.

Einen tiefen Einblick bekommst du auch in diesem Beitrag zur GTD Methode.

Getting Things Done ist also die Methode, die auch mit einer GTD App anwendest. Es ist definitiv sinnvoll, in das Thema auch von einer konzeptionellen Perspektive tiefer einzutauchen, bevor du dich daran machst, dies in einer App einzusetzen.

Darum benötigst du eine Getting Things Done App

David Allen sagt selbst, dass du keine spezifische App benötigst, um GTD anzuwenden. Im Grunde kannst du hier auch ein analoges, papierbasiertes System einsetzen.

Dennoch gibt es grundlegende Vorteile, die du durch die Verwendung einer Getting Things Done App bekommst. Diese stellen wir dir hier kurz vor:

Du hast in einer Getting Things Done App eine dauerhafte und "unbegrenzte" Ablage für alle Themen.
Du findest Elemente leicht wieder.
Du hast dein GTD System jederzeit und überall dabei.
Du kannst automatisiert verschiedene Dinge an deine Inbox weiterleiten.
Du kannst deine GTD App mit anderen Tools verknüpfen.
Du kannst dein Getting Things Done Vorgehen per App an verschiedenen Geräten bedienen.
Deine Daten sind cloudbasiert gespeichert und damit synchron, egal auf welchem Gerät du gerade arbeitest.

Du siehst also: Gerade, wenn es um Themen wie die Verfügbarkeit und Mobilität deines Systems geht, hast du mit einer Getting Things Done App definitiv große Vorteile.

Doch welche GTD App ist nun die richtige? Darauf gehen wir in den nächsten Abschnitten ein.

Getting Things Done App Funktionen - Das muss die App können

Es stellt sich nun erst einmal die Frage, was eine GTD App überhaupt können muss, damit sie für das Vorgehen und die Methodik verwendet werden kann. Es gibt zahlreiche ToDo-Apps, Aufgabenmanager und ähnliche Software. Das sind die wichtigsten Funktionen, die eine solche App mitbringen muss:

Realisierung einer Inbox muss möglich sein

Ein Grundbaustein, der sich mit der Getting Things Done App realisieren lassen muss, ist die Inbox. Die Methode sieht vor, verschiedenste Dinge, in einer solchen Inbox zu sammeln und diese dann bewusst regelmäßig zu betrachten.

Ohne die Inbox geht funktioniert das ganze Vorgehen nicht wirklich. Deshalb muss eine GTD App ein solches Konzept unterstützen. Das heißt konkret, dass ein Ort in der App eingerichtet werden muss, um unterschiedliche Inhalte der verschiedensten Form zu sammeln. Außerdem sollte die App die Möglichkeit bieten, nicht nur manuell Elemente in der Inbox erstellen zu können, sondern auch in irgendeiner Weise automatisiert.

Listen müssen abgebildet werden können

Neben der Inbox muss eine Getting Things Done App auch dazu in der Lage sein, weitere GTD Listen abzubilden. Die Methode sieht vor verschiedene Listen zu pflegen, wie z. B. eine Aktionsliste, eine Projektliste oder auch eine Warteliste.

Bei der Auswahl der App für Getting Things Done ist das also ebenso wichtig, wie die Inbox. Es muss möglich sein, flexibel Listen erstellen und diesen Elemente zuordnen zu können.

Kategorisierung muss vorgenommen werden können

Im GTD Vorgehen werden Elemente nach verschiedenen Kriterien bewertet. Dazu gehört z. B. der Kontext, in dem etwas bearbeitet werden muss oder auch die Zeit, die dieses Thema beanspruchen wird.

Daher muss eine Getting Things Done App auch die Möglichkeit bieten, eine derartige Kategorisierung vorzunehmen. Ein Element muss also auf irgendeine Weise in mehrere Kategorien eingeordnet werden können, zusätzlich zu den zuvor genannten Listen.

GTD App System muss durchsucht werden können

Eine gute Suchfunktion ist nicht unbedingt notwendig, um Getting Things Done mit einer App zu betreiben. Trotzdem setzen wir dies an dieser Stelle voraus. Gerade dann, wenn man sehr viele Themen handhaben muss, ist eine gute Suchfunktion unglaublich effizient und zeitsparend.

Ein gutes Beispiel dafür ist der Bereich der Referenzen und Ressourcen, der auch in der Methodik eine wichtige Rolle hat. Solche Ressourcen löscht man meist nicht einfach, sondern bewahrt sie weiter auf, damit man zukünftig darauf zurückgreifen kann.

Neben Funktionen, um auch diese Ressourcen gut zu organisieren ist eine Suchfunktion hier unglaublich wertvoll.

Einfach Handhabung muss gegeben sein

Eine letzte Anforderung, die wir hier nennen möchten, ist die Handlichkeit der Getting Things Done App. Bei einem solchen Selbstmanagement-System ist es wichtig, dass die Arbeit damit sowohl effizient als auch angenehm ist. Andernfalls wirst du das System und die GTD App nicht benutzen wollen.

Selbstmanagement muss leichtgewichtig sein. Daher muss auch die Handhabung einer GTD app einfach sein.

Top 10 GTD Apps im Detail

Wir haben dir zu Beginn bereits 5 GTD Apps im Vergleich gezeigt. Welche Kriterien wir dabei betrachten und warum eine solche App überhaupt sinnvoll für dich ist, haben wir dir ebenfalls bereits gezeigt.

Nun möchten wir aber auch noch im Detail auf jede einzelne Getting Things Done App eingehen und dir einen tieferen Einblick geben. Dabei betrachten wir außerdem nicht nur die Top 5, sondern unsere Top 10 GTD Apps.

Quick Links:

Springe direkt Getting Things Done App deiner Wahl:

1. Evernote

Kurzbeschreibung: GTD mit Evernote

Evernote ist eine der beliebtesten Notiz-Apps am Markt. Evernote ist für Android, iOS, Windows und als Web-App verfügbar und damit überall spielend leicht zu verwenden.

Getting Things Done mit Evernote zu betreiben ist relativ einfach. Du kannst mit Hilfe von Notizbüchern deine Inbox, verschiedene Listen und deinen Papierkorb abbilden. Daneben bietet dir die Schlagwort-Funktionalität die Möglich beliebige Tags für Notizen zu setzen und sie damit auch hinsichtlich Kontext, Zeitaufwand usw… zu markieren.

Große Stärke von Evernote ist auch ihre Suchfunktionen und all die Möglichkeiten zum Filtern. Es ist wirklich einfach und effizient in Evernote als GTD App Dinge wieder zu finden. Du erhältst also damit ein extrem flexibles Werkzeug an die Hand, mit dem du Inhalte aller Art managen und in deinem Getting Things Done Workflow bearbeiten kannst.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du Evernote als Getting Things Done verwenden kannst, schau auch auf unserem Artikel zum Thema GTD mit Evernote vorbei.

Vor- und Nachteile von Evernote als Getting Things Done App

Perfekte Inbox als Notizbuch möglich. Auch per E-Mail oder Integration erreichbar.
Evernote-Clipper stellt einen weiteren starken Weg zur Inbox dar.
Schlagworte machen Kategorisierung für Kontext und andere Kriterien sehr einfach.
Inhalte verschiedenster Art können hier erfasst und verarbeitet werden.
Sehr starke Suchfunktion
perfekt zum für das Speichern von Ressourcen und Referenzen
Verfügbar auf allen wichtigen Geräten und Plattformen

Evernote als GTD App ist am besten geeignet...

… als Allzweck-GTD-Tool. Mit Evernote kannst du nahezu alles managene und speichern. Besonders stark wird es hinsichtlich dem Erfassen und Organisieren von Ressourcen und Referenzen. Wenn du also eine Getting Things Done App suchst, mit der du möglichst viele Dinge möglichst flexibel organisieren kannst, ist Evernote eine gute Wahl.

2. Meistertask

Kurzbeschreibung: GTD mit Meistertask

Meistertask ist ein Kanban-baisertes Taskmanagement Tool mit hohem Qualitätsstandard. Während es leichtgewichtig und flexibel verschiedste Use-Cases hiermit umgesetzt werden können wird besonders wert auf die komfortable Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit sowie das Erscheinungsbild gelegt.

Meistertask als Getting Things Done App einzusetzen ist durchaus eine gute Idee, denn es bietet im Grunde alle Kernfunktionen dazu. Zusätzlich kannst du damit GTD im gleichen Tool anwenden, in dem du auch deine Projekte organisierst und vorantreibst und in dem du ggf. auch mit deinem Team arbeitest.

Meistertask als GTD App ist also eine qualitative und komfortable Lösung mit jeder Menge Features, Automatisierungen und Integrationen. Finde eine genau Anleitung, wie du ein solches System einsetzen kannst in unserem Artikel zum Thema Getting Things Done mit Meistertask.

Vor- und Nachteile von Meistertask als Getting Things Done App

Inbox-Funktion als Board oder einzelne Spalte möglich.
Tagging-Funktionalität ist flexibel verwendbar und ermöglicht die Kategorisierung hinsichtlich Kontext, Zeit, Energie usw...
Projektgruppen, Projekte und der Kanban-Ansatz ermöglich sehr flexible Handhabung und Organisation von Themen.
GTD Workflow kann in demselben Tool abgebildet werden, indem auch im Team an Projekten und Aufgaben gearbeitet wird.
Starke Filter-Optionen, um gezielt nach Aufgaben zu suchen oder eine bestimmte Sicht auf Solche zu bekommen.
Verfügbar auf allen wichtigen Geräten und Plattformen

Meistertask als GTD App ist am besten geeignet...

… für aufgaben- und projektbezogene Themen. Im Grunde kannst du auch in Meistertask alles Mögliche organisieren und im GTD Workflow bearbeiten. Besonders stark ist dieses Tool aber vor allem, wenn es um Projekte, Aufgaben, Workstreams und Teamarbeit geht. In diesen Fällen ist Meistertask als Getting Things Done App eine gute außerordentlich gute Wahl!

3. Todoist

Kurzbeschreibung: GTD mit Todoist

Todoist ist eines der beliebtesten Tools, wenn es um ToDo-Listen geht. Es bietet ein umfangreiches Funktionsangebot, während es eine gewisse Einfachheit bewahrt.

Todoist als Getting Things Done App zu verwenden liegt deshalb nicht fern, da es alle nötigen Funktionen mitbringt und zudem in seiner Einfachheit einen gewissen Charm hat.

Es macht die Anwendung des GTD Workflows leichtgewichtig und doch in ausreichender Art und Weise möglich.

Vor- und Nachteile von Todoist als Getting Things Done App

Inbox wird über das Eingangsprojekt problemlos umsetzen.
Kategorisierung ist mittels Etiketten möglich.
Leichtgewichtige Handhabung macht die Verwendung als GTD App angenehm.
Suche- und Filteroption ermöglichen das Wiederfinden von Aufgaben.
Verfügbar auf allen wichtigen Geräten und Plattformen

Todoist als GTD App ist am besten geeignet...

… für einen leichtgewichtigen GTD Prozess mit geringerem Fokus auf Projektorganisation. Mit Todoist kannst du unglaublich viel organisieren und das Ganze auch unglaublich einfach und flexibel. Deshalb bietet sich das Tool auch sehr gut für die Umsetzung des GTD Workflows an.

4. TickTick

Kurzbeschreibung: GTD mit TickTick

TickTick ist wie auch Todoist ein ToDo-Listen-orientiertes Tool, mit dem du ebenfalls Getting Things Done per App sehr gut umsetzen kannst.

Viele Funktionen machen die Verwendung im GTD-Kontext nicht nur möglich, sondern auch einfach.

Wenn du also eine ToDo-Listen-basierte GTD App suchst und dabei eine Alternative zu Todoist suchst, ist TickTick sicherlich ein sehr guter Kandidat.

Vor- und Nachteile von TickTick als GTD App

Inbox ist als native TickTick-Liste vorhanden.
Kalender ist als natives TickTick-Element vorhanden.
Verschiedene Listen können erstellt werden.
Kategorisierung kann mittels Tags vorgenommen werden.
Kategorisierung kann mittels Tags vorgenommen werden.
Suchfunktion ist verfügbar.
Verfügbar auf allen wichtigen Geräten und Plattformen.

TickTick als Getting Things Done App ist am besten geeignet...

… für alle, die einen leichten ToDo-Listen-Prozess einrichten wollen und weniger Fokus auf eine detaillierte Projektorganisation legen. Für ein GTD-Selbstmanagement ist TickTick eine gute Todoist Alternative.

5. Microsoft To-Do

Kurzbeschreibung: GTD mit Microsoft To-Do

Microsoft To-Do ist ein verbreitetes ToDo-Listen-Tool. Gerade für Personen, die das gesamte Microsoft-Toolset verwenden, ist das nicht nur naheliegend, sondern ggf. auch sinnvoll.

Es ist klar zu sagen, dass Microsoft To-Do als Getting Things Done App nicht ideal ist, da der Workflow sich nicht ideal abbilden lässt. Nichtsdestotrotz kann man mit diesem flexiblen Taskmanagement-Tool auch eine eigene Abwandlung des GTD-Prozesses umsetzen.

Vor- und Nachteile von Microsoft To-Do als GTD App

Für jeden Windows-Nutzer naheliegend
Sehr gute Outlook-Integration
Für alle Windows-Nutzer kostenlos
Verschiedene Listen können erstellt werden
Kategorien sind verfügbar
Verfügbar auf den wichtigsten Geräten und Plattformen.

Microsoft To-Do als Getting Things Done App ist am besten geeignet...

… für Jeden, der stark in der Microsoft-Welt unterwegs ist und die meisten der Microsoft-Tools nutzt (Teams, Outlook, Office, …). Es ist nicht geeignet für eingefleischte GTD-Enthusiasten, da hier die Inbox fehlt. Für jeden, der aber nicht unbedingt so nah an der Getting Things Done Methode bleiben möchten und muss, ist Microsoft To-Do eine Option.

6. Omnifocus

Kurzbeschreibung: Getting Things Done mit OmniFocus

OmniFocus ist ein To-Do-Listen-Tool der OmniGroup, welches ausschließlich für Apple-Geräte verfügbar ist. OmniFocus ist insgesamt sehr gut für die Umsetzung von Getting Things Done geeignet und es hat auch ein Testimonial von David Allen dafür bekommen.

Vor- und Nachteile von OmniFocus als GTD App

Inbox ist nativ in Omnifocus verfügbar
Next Action-Listen können erstellt werden
Projekte können erstellt und Projekten zugeordnet werden
Kontext kann hinzugefügt werden
Gute Suche- und Filterfunktionen

OmniFocus als GTD App ist am besten geeignet...

… für mac- und iOS-Benutzer, da diese App nur auf diesen Plattformen verfügbar bist. Wenn du also etwas suchst, das auch auf Windows läuft oder im Allgemeinen nach einer Cross-Plattform-Lösung suchst, dann bist du beim OmniFocus falsch. Wenn du allerdings Apple-User bist, dann kann OmniFocus durchaus eine sehr gute Getting Things Done App für dich sein.

7. FacileThings

Kurzbeschreibung: GTD App FacilieThings

FacileThings ist ein Toll, das speziell für GTD entwickelt wurde. Es bietet sich also genau als Getting Things Done App an. Das erkennst du schon daran, dass die gesamte Menüstruktur im System die einzelnen Schritte des Workflows abbildet. FacileThings kann also all das, was du für die Methodik benötigst, ist darüber hinaus allerdings sehr eingeschränkt nutzbar.

Vor- und Nachteile von FacileThings für GTD

Genaue Abbildung des GTD-Prozesses im Tool
Verfügbar als Web-, Android- und iOS-App
Listen können frei erstellt werden
Tags sind verfügbar
Engage-Dashboard bietet immer einen guten Überblick über die aktuellen Aufgaben, Projekte und Themen

FacileThings als Getting Things Done App ist am besten geeignet...

… für Jeden, der sehr nah am Getting Things Done Workflow bleiben möchte. Diese GTD App ist zugeschnitten auf diese Methode und darin auch wirklich gut. Wenn du aber eine App suchst, mit der du GTD umsetzen, gleichzeitig aber auch noch flexibel weitere Use Cases realisieren kannst, wird es schwierig.

8. Nirvana

Kurzbeschreibung: Nirvana als Getting Things Done Software

Nirvana ist eine weitere App, die speziell für den Getting Things Done Prozess entwickelt wurde. Das macht Nirvana auch sehr gut geeignet hierfür. Der Workflow ist hier wirklich gut umgesetzt und das Ganze unterstützt eine wirklich flüssige Arbeitsweise.

Du hast eine Inbox, Tags, Next Action Listen und alles was du dazu benötigst für den einfachen Ansatz.

Vor- und Nachteile von Nirvana für GTD

Nirvana ist für GTD entwickelt worden.
Es besitzt alle Elemente, die eine Getting Things Done App benötigt: Inbox, Next Action, Waiting, Referennzen, ...
Tag-Funktionalität ist vorhanden und besitzt bereits eine vorkonfigurierte Ausrichtung auf den GTD Workflow.
Verfügbar auf den wichtigsten Plattformen und Geräten

Nirvana als Getting Things Done Software ist am besten geeignet...

… für Jeden, der einen einfachen und flüssigen Workflow verfolgt und dabei nicht von GTD abweichen möchte. Auch ist Nirvana nur dann gut geeignet, wenn du wirklich leichtgewichtig hinsichtlich gespeicherter und organisierter Inhalte unterwegs bist. So kannst du nämlich keine Dokumente oder Medien mit Nirvana organisieren. Gerade, wenn man in einfacher und leichtgewichtiger Weise Getting Things Done betreiben möchte, dann ist Nirvana eine gute Wahl.

9. Things

Kurzbeschreibung: Things als GTD Tool

Things ist eine Taskmanager-App, die nur für macOS und iOS verfügbar ist. Damit fällt dieses Tool für Viele bereits aus der Liste der möglichen Getting Things Done Apps.

Wenn du allerdings ein Apple Benutzer bist, dann kannst du Things auf jeden Fall in Betracht ziehen. Things besitzt alles, was du für den Workflow benötigst und setzt dieses in hoher Qualität um. Besonders das Look-&-Feel ist meist ein Faktor, für den Things sehr gelobt wird.

Vor- und Nachteile von Things für Getting Things Done

Things als GTD App ist am besten geeignet...

… für jeden macOS und iOS Verfechter und Benutzer, dem die Benutzbarkeit und das visuell ansprechende Erlebnis wichtig ist. Während man hier ebenfalls etwas eingeschränkt ist, was Medien angeht, kann man einfache Inhalte, Aufgaben usw. sehr angenehm managen. Zu erwähnen ist auch, dass es hier nicht nur keine Windows- und Android-Kompatibilität gibt, sondern auch keine Web-App.

10. Notion

Kurzbeschreibung: Notion als GTD App verwenden

Notion ist beliebtes Tool, um mehrere Use-Cases in einem Workspace zu bedienen. Mit Notion kannst du Taskmanagement, Dokumentation und kleinen Datenbank-orientierte Anwendungen realisieren.

Hinsichtlich GTD ist Notion aufgrund seines generischen Charakters ebenfalls geeignet. Es ist dabei aber zu beachten, dass du mit Notion nicht ein perfekt zugeschnittene GTD App bekommst, sondern eher einen ganzen Workspace, in dem du dann unter anderem deinen eigenen GTD-Prozess umsetzen kannst.

Vor- und Nachteile von Notion für Getting Things Done

Notion als GTD App ist am besten geeignet...

… für Jeden, der ein Tool sucht, das nicht nur als Getting Things Done App dienen soll. Wenn du ein System suchst, mit dem du alles Mögliche umsetzen kannst und dabei auch noch im selben System deinen persönlichen GTD-Workflow realisieren kannst, dann ist Notion auf jeden Fall eine gute Option.

GTD Apps zusammengefasst

Es gibt zahlreiche Getting Things Done Apps und noch viel mehr Taskmanagement-Tools im Allgemeinen. Sehr viele der Systeme lassen sich auf für die Umsetzung der GTD-Methode verwenden, allerdings bieten sich nicht alle gleichermaßen dazu an.

Die in diesem Artikel genannten Apps und Tools sind sicherlich nicht alle Verfügbaren, jedoch denken wir, dass dies die relevantesten sind, die auch unbedingt genannt werden sollten.

Welche Getting Things Done App nun die richtige für dich ist, musst du selbst entscheiden.

Hier noch einmal drei wichtige Fragen, die du dir in diesem Zusammenhang stellen solltest und die dich vielleicht zum passenden Tool führen:

Auf welchen Geräten und Plattformen möchtest du die App verwenden?
Wie nah möchtest du mit deinem eigenen Workflow am GTD-Standard bleiben?
Soll das Tool neben dem Zweck als Getting Things Done App auch noch andere Use-Cases bewältigen können und daher auch andere Anforderungen erfüllen?

Wir hoffen, dieser Artikel hat dir einen guten Überblick über deine Möglichkeiten gegeben und dir auch dabei geholfen, die richtige GTD App für dich zu finden.

Wir wünschen dir damit eine produktive und motivierte Zeit!

Tobias Jakob

Hi, Ich bin Tobias. Ich bin die Person hinter EfficiencyCrafter.de. Ich bin begeisterter Tooling-Enthusiast und liebe effiziente Workflows und Prozesse. Kurzum: Ich bin derjenige, der dir mit diesen Themen weiterhelfen möchte.