Getting Things Done (GTD) mit Meistertask – So geht es

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Meistertask ist ein großartiges Tool, das für verschiedenste Anwendungsfälle eingesetzt wird. Getting Things Done ist ein beliebtes und anerkannte s Produktivitätssystem, welches wir auch in unserem Beitrag über die GTD Methode erklären. 

Doch wie kann man das System konkret einsetzen?

In diesem Beitrag zeigen wir dir ein paar Varianten, wie du mit GTD mit Meistertask umsetzen kannst. Wir bringen hier anhand von Beispielen also GTD als Methodik und Meistertask als Tool zusammen.

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Warum eignet sich Meistertask für GTD? Die Vorteile

Meistertask ist ein Projekt- und Task Management Tool, das den Kanban-Ansatz verfolgt. Es ist sehr flexibel in seiner Anwendbarkeit für verschiedene Branchen, Prozesse, Workflows und Use Cases im Allgemeinen.

Meistertask bietet für GTD einige zentrale Funktionen, die das System besonders gut unterstützen:

Meistertask unterstützt den GTD Prozess also durch die einfache Handhabung und spezielle Funktionen besonders gut.

Nun stellen wir dir drei Systeme vor, mit denen du selbst Getting Things Done in Meistertask anwenden kannst. Je nach dem, wie komplex deine Arbeitssituation ist, bietet sich dabei eines von diesen an.

1. Einfaches Meistertask GTD System

Als erstes zeigen wir dir, wie du sehr simpel Getting Things Done in Meistertask einrichten kannst. Diese Methode basiert auf einem einzigen Board (in Meistertask „Projekt“), deinem GTD-Board.

Wenn du in deinem Alltag mit nicht allzu vielen Projekten oder Workstreams zu tun hast, bietet sich ein solch einfaches Vorgehen auf jeden Fall erst einmal an.

Erstelle dein Meistertask GTD Board

Das GTD Board in Meistertask sieht hierbei wie folgt aus:

Das obige GTD Board zeigt sieben Spalten, die alle eine Komponente des Getting Things Done Systems abbilden:

  1. Inbox: Hier landet alles, dass neu in dein Board kommt.
  2. Projekte: Hier landen Objekte, die aus mehr als einer Aufgabe bestehen.
  3. Nächste Schritte: Hier landen einzelne Aufgaben.
  4. Fällig: Hier landen fällige Aufgaben.
  5. Warteliste: Hier landen Aufgaben und Themen auf die du gerade wartest.
  6. Vielleicht irgendwann: Hier landen Themen, die du vielleicht irgendwann einmal in der Zukunft angehen möchtest.
  7. Erledigt: Hier landen erledigte Aufgaben.
Dieses erste Vorgehen versucht alle Dimensionen von Getting Things Done einfach in einem Board zu erfassen. Nach der GTD Methode werden Items aus der Inbox dann später den einzelnen Spalten zugeordnet.

Sammle Alles in deiner Inbox-Spalte

Der erste Schritt bei GTD ist das Sammeln. Auch dieses findet in diesem Ansatz in deinem Meistertask GTD Board statt. Dort hast du die Spalte „Inbox“, in der du letztlich all das Sammelst, dass im Alltag auf dich zukommt, einströmt oder dir einfällt.

Du kannst dazu natürlich jeder Zeit in der Meistertask Desktop oder Mobile App für diese Spalte Karten erstellen. Alternativ hast du aber auch die Möglichkeit Dinge per E-Mail an diese Spalte weiterzuleiten.

Jede Spalte in Meistertask besitzt eine eigene E-Mail-Adresse. Sendest du E-Mails an diese, so werden automatisch Karten bzw. Aufgaben dafür erstellt.

Das ermöglicht es dir, die verschiedensten Dinge einfach per Mail an diese Adresse weiterzuleiten und so in deiner Meistertask GTD Inbox aufzunehmen.

Erstelle Tags für Kontext, Zeit und Energie

Wichtige GTD Aspekte sind auch die Kategorisierung anhand von Kontext, verfügbarer Zeit und Energie.

Dies bilden wir in diesem Meistertask GTD System über Tags bzw. Schlagworte ab. Um dies zu tun, gehe zunächst in deinem Meistertask GTD Board auf die Projekteinstellungen.

Nun öffnen sich die Einstellungen deines GTD Boards und du kannst dort den Tab „Tags“ auswählen. Dort findest du alle Tags, die du bereits für dein Board erstellt hast. 

An dieser Stelle fügst du nun beliebige Tags für den Meistertask GTD Board hinzu, welche die Aspekte Kontext, Zeit und Energie widerspiegeln.

Das obige Bild zeigt beispielsweise eine Konfiguration, in der wir die folgenden Tags einsetzen:

Diese Tags bilden die Dimensionen der Kategorisierung in GTD ab. Dabei sind oben Kontext-Tags blau, Zeit-Tags grün und Energie-Tags gelb umgesetzt, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.

Kategorisiere deine Items in der Inbox mit Tags

Da du nun dein Tagging-System für dein GTD Meistertask Board eingerichtet hast, kannst du deine bestehenden Karten in der Inbox-Spalte entsprechend taggen. 

Auf diese Weise kannst du jede Aufgabe so mit Tags versehen, dass in deinem GTD Meistertask Board direkt ersichtlich ist, in welchem Kontext diese am besten erledigt werden sollte, wie viel Zeit dazu benötigt wird und wie viel Energie du dafür haben solltest.

Das folgende Bild zeigt exemplarisch  das Tagging der Inbox-Karten mit den eingerichteten Schlagworten.

Du siehst also direkt, wie eine Aufgabe einzuschätzen ist und kannst entsprechend damit weiter umgehen.

Ordne deine Items den verschiedenen Spalten zu

Neben den Tags, die du bereits hinzugefügt hast, kannst du nun die einzelnen Karten in deinem Meistertask GTD Board den passenden Spalten zuordnen. Das machst du einfach per Drag & Drop.

In unserem Meistertask GTD System haben wir beispielsweise das meiste in die „Nächste Schritte“-Spalte geschoben, während „Neuen Roman schreiben“ ein Projekt ist und daher in dieser Spalte landet. Daneben haben wir eine Aufgabe in der Warteliste und die Planung einer Weltreise auf der „Vielleicht Irgendwann“-Liste.

Loslegen und erledigen

Da du nun ein GTD System in Meistertask besitzt, dass die Aufgaben und Elemente kategorisiert und in den entsprechenden Spalten befindlich abbildet, kannst du loslegen. Du wählst dir dazu einfach immer Nächste Schritte aus, die zu deinem aktuellen Kontext, deiner verfügbaren Zeit und Energie sowie der Rangordnung (Priorität) entsprechend.

Dazu kannst du auch sehr gut die Filter-Funktion von Meistertask nutzen, worüber du dir nur bestimmte Karten anzeigen lassen kannst.

Das obige Bild zeigt dazu beispielsweise das GTD Meistertask Board gefiltert nach ausschließlich Aufgaben, die im Büro erledigt werden sollten.

Je nach dem, in welcher Situation du dich also gerade befindest, filterst du einfach dein Board entsprechend und weißt direkt genau, was zu tun ist.

Hier kommst du zu Meistertask, wenn du ein einfaches GTD System einsetzen möchtest:

2. Erweitertes Meistertask GTD System

Als zweite Meistertask GTD Lösung stellen wir dir eine Erweiterung der Ersten vor. Diese ist vor allem dann sinnvoll, wenn du viele Items in deine Inbox bekommst und das Kategorisieren bzw. Tagging in einem vorangehenden Schritt durchführen möchtest, bevor sie das GTD Board „betreten“.

Erstelle ein Meistertask GTD Vorbereitsungsboard

Für dieses Meistertask GTD Vorgehen führen wir ein zweites Board ein, das „GTD Vorbereitungsboard“.

Das Vorbereitsungsboard in deinem GTD Meistertask System hat den Zweck und die Aufgabe, deine Tags, die du auch im ersten Vorgehen gesetzt hast, nun über Automatisierungen zu setzen.

Dazu erstellst du für jedes deiner Tags eine Spalte in dem neuen Board. Hier bietet es sich an, die Spalten jeweils so zu färben, dass sie die Dimension des Tags (also Kontext, Zeit, Energie) widerspiegeln.

In diesem Fall haben wir beispielsweise die Spalten für alle Kontext-Tags blau, alle Zeit-Tags grün und all Energie-Tags gelb gesetzt. Damit besitzen sie auch dieselbe Farbe wie die Tags selbst (siehe Vorgehen 1).

Erstelle Automationen für automatisches Tagging

Nun kannst du für jede Spalte eine Automatisierung erstellen. Diese Automatisierung fügt dann automatisch das entsprechende Tag zur Aufgabe hinzu, wenn die Aufgabe in die Spalte bewegt wird.

Du klickst dazu erst auf den kleinen Pfeil nach unten im Spalten-Header und dann im „Automationen“-Tab auf „Automation hinzufügen“. Dort kannst du dann „Tags hinzufügen auswählen“ und dies entsprechend konfigurieren.

Nachdem du dies für jede der Spalten in deinem Meistertask GTD Vorbereitungsboard gemacht hast, steht es bereit, um den Tagging-Prozess durchzuführen.

Führe den Kategorisierungsprozess durch

Wie auch im Vorgehen 1 bereits gezeigt, kannst du in deiner Inbox alles Mögliche sammeln, indem du Karten dort direkt erstellst oder aber per Mail an die Spalte sendest (Daneben gibt es noch eine große Zahl an Integrationsmöglichkeiten von Meistertask mit anderen Tools, die dazu behilflich sein könnten.).

Dann bewegst du eine Karte in der Inbox-Spalte nach der anderen in den hier blauen Bereich. Das heißt, dass du dir für jedes Thema überlegst, in welchem Kontext es behandelt werden muss bzw. sollte und platzierst die Karte in der entsprechenden blauen Spalte dazu.

Nachdem du dies mit allen Karten gemacht hast, geht es weiter in den grünen Bereich und du überlegst dir, wie viel Zeit für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben benötigt wird. Danach das Gleiche mit dem Energiebedarf.

Die folgenden drei Bilder zeigen diesen Ablauf:

Auf diese Weise kannst du dein GTD Meistertask Vorbereitungsboard dazu nutzen, Schritt für Schritt die Einordnung deiner Aufgaben und Themen von links nach rechts vorzunehmen. Am Ende dieses Prozesses haben alle Karten automatisch Tags für Kontext, Zeit und Energie.

Verschiebe kategorisierte Aufgaben in dein Meistertask GTD Board

Nun müssen diese in das Haupt-GTD-Board weitergeführt werden. Auch dazu nutzt du nun eine Automation, nämlich das „Verschieben“. Du erstellst eine letzte Spalte, die den Zweck hat, Aufgaben in das GTD Board zu verschieben. Wenn du diese angelegt und die Automation entsprechend konfiguriert hast, kannst du die getaggten Aufgaben einfach in die letzte Spalte bewegen und sie werden automatisch in das andere Board verschoben.

Organisiere deine kategorisierten Items in Spalten

Nun geht es im Meistertask GTD Board weiter. Hier sind alle vorbereiteten Karten nun in der Inbox dieses Boards angekommen und können dann genauso weiter behandelt werden, wie schon in Vorgehen 1 beschrieben.

Hinweis: Neben den bereits betrachteten Kriterien für die Einordnung von Aufgaben, spielt natürlich auch die Priorität eine Rolle. Priorität lässt sich für GTD in Meistertask auf zweierlei Weise abbilden. Entweder du legst auch hier für Tags an und vergibst diese oder du legst die Priorität über die Rangfolge in den Spalten fest (höhere Prioriät = weiter oben platziert). 

Auch das erweiterte GTD Meistertask System kannst du einfach und direkt ausprobieren.

3. Multi-Board Meistertask GTD System

Als drittes stellen wir dir ein Meistertask GTD System vor, dass einen etwas anderen Ansatz verfolgt. Es basiert stark auf der Meistertask-Funktion der Agenda.

Die Agenda ist eine Art freies Board, dass du für dich selbst gestalten und verwenden kannst. Die Agenda ist dabei in Meistertask auch für jeden Benutzer individuell und persönlich.

Der große Vorteil der Agenda, der uns in diesem Meistertask GTD System zugute kommt ist, dass wir Karten (Aufgaben, Themen, …) aus verschiedenen Boards einbeziehen können. Das ist vor allem dann ein großer Fortschritt, wenn du Projekte oder Aktivitäten gruppiert in verschiedenen Boards verwaltest, gleichzeitig aber eine gemeinsame Sicht auf deine Nächsten Schritte haben möchtest, um GTD anwenden zu können.

Wir zeigen dir hier, wie das aussehen könnte.

Einbeziehung verschiedener Projekte und Workstreams als Quell-Boards

Nicht selten besteht die Notwendigkeit, Aktivitäten in mehreren Boards zu tracken. Gerade, wenn man im Team in Meistertask arbeitet, ist meist einfach ein Muss. Doch auch wenn du für dich arbeitest und einfach deine verschiedenen Themenbereiche, in denen du aktiv bist, in verschiedenen Boards verwaltest, kommst du in diese Situation.

Wie wendet man nun hier in Meistertask GTD an?

Nun solltest du weiterhin alle Boards verwenden. Mit diesem Vorgehen, dass wir hier vorstellen kannst du das nämlich trotzdem weiterhin so handhaben und gleichzeitig ebenfalls in Meistertask GTD umsetzen.

Als aller erstes ist also einfach zu berücksichtigen, welche Projekte, Workstreams (also Meistertask Boards) du als Quellen für dein persönliches GTD-Selbstmanagement einbeziehen möchtest.

Ergebnis dieses Schrittes ist also, dass du eine Auswahl an Boards bestitz, aus denen du dann Aufgaben in deinem eigenen Meistertask GTD System managen möchtest.

Optionales Tagging in den jeweiligen Quell-Boards

Nun, da du eine Auswahl an Boards hast, aus denen du Aufgaben in deinem GTD Selbstmanagement-System organisieren möchtest, kannst du auch hier das Element das Taggings verwenden.

So, wie du beispielsweise in System Nr. 1, welches wir zu Beginn vorgestellt haben, Aufgaben mit Tags versiehst, kannst du dies nun in gleicher Weise mit den Aufgaben in den verschiedenen Boards tun.

Lies dazu gerne auch noch einmal in den obigen Abschnitten nach.

Kanalisierung aller Aufgaben in deiner Meistertask Agenda

Der Kernpunkt dieses Vorgehens liegt in der Agenda. Indem du deine Aufgaben aus den anderen Boards entsprechend mit Pins versiehst, werden diese dann in deiner Agenda in der zugehörigen Spalte angezeigt.

Einen Pin kannst du in jedem Board an beliebige Aufgaben vergeben. Dazu klickst du einfach auf die Aufgabe und wählst den Pin, den du setzen möchtest aus.

Dies haben wir hier wieder exemplarisch mit denselben Aufgaben wie zu vor gemacht. Es ergibt sich dann beispielsweise ein solche Agenda.

Unabhängig davon, wo und in welchem Board du einer Karte einen Pin gibst, diese wird dann in deiner Agenda am richtigen Platz auftauchen.

Von hier aus kannst du dann Themen weiter vorantreiben und erledigen.

Hinweis: Beim Abarbeiten der Aufgaben auf deiner Agenda musst du trotzdem in den jeweiligen Boards die entsprechende Karte im dortigen Workflow weiterführen. Die Agenda dient hier nur als personalisierte Sicht darauf.

Dieses dritte, Agenda-basierte Vorgehen für Getting Things Done mit Meistertask ist ein etwas anderer Ansatz. Was er dir aber ermöglicht und was er anderen GTD Meistertask Systemen voraus hat ist, dass du damit verschiedene Boards einbeziehen kannst.

Du hast also all deine Projekte und Workstreams im Blick und managed diese in den entsprechenden Boards. Gleichzeitig bringst du dein eigenes Selbstmanagement damit in eine Ordnung, die trotz verschiedener Aufgaben-Quellen kanalisiert in einer einheitlichen Agenda zugänglich ist.

Dank der einzigartigen Funktion der Agenda kannst du ein sehr flexibles Multi-Workstream Getting Things Done realisieren.

Welches Getting Things Done Meistertask System ist das passende für dich?

Wir haben dir nun drei GTD Meistertask System vorgestellt, von denen mit Sicherheit eines in der obigen oder einer abgewandelten Form auch für deine Situation passen kann.

Getting Things Done ist eine Methode, die nicht unbedingt 1-zu-1 implementiert werden muss. Aber du kannst mit Meistertask GTD auf sehr gute Art und Weise umsetzen.

Wir haben dir hier drei verschiedene Wege vorgestellt, wie du das konkret tun kannst.

Doch welches Meistertask GTD System ist dazu das richtige für dich?
Im Grunde kann man das Folgende dazu sagen:

Du kannst System Nr. 1 und Nr. 2 immer dann besonders gut einsetzen, wenn du eine begrenzte Anzahl an parallelen Themen überschauen musst und wenn du deine Themen und Aufgabenquellen über ein einzelnes Board verwaltest. 

Du kannst diese beiden Meistertask GTD Systeme auch immer dann verwenden, wenn du zwar mehrere Quell-Boards hast, allerdings Aufgaben aus diesen heraus in ein zentrales GTD Board verschiebst. In einem solchen Fall benutzt du die nicht-GTD-Boards im Grunde als themenspezifische Backlogs, die dann aber das GTD Board „füttern“.

Das dritte Meistertask GTD Vorgehen, welches die Agenda verwendet gibt dir da etwas mehr Flexibilität. Du kannst gänzlich unabhängig von deinem Selbstmanagement mit GTD Projekte in Boards verwalten. Dies bringt vor allem im Team die kollaborative Arbeit an Projekten und Aufgaben mit deinem eigenen effektiven Selbstmanagement in Einklang.

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Wir hoffen, dir hat dieser Artikel gefallen und geholfen. Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Umsetzung deines Meistertask GTD Systems.

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Tobias Jakob
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