Mindmaps im Projektmanagement – Warum und Wie?

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Inhaltsverzeichnis

Warum solltest du im Projektmanagement Mindmaps als Werkzeug parat haben? Wozu können Mindmaps im Projektmanagement dienen? Diese beiden Fragen beantworten wir dir in diesem Artikel.

Mindmaps sind ein beliebtes Hilfsmittel in ganz verschiedenen Anwendungsbereichen. Auch für das Projektmanagement sind Mindmaps sehr hilfreich. Wir zeigen dir die Vorteile dessen auf und geben dir zudem 11 Anwendungsfälle an die Hand, wie du Mindmaps in deinem Projekt einsetzen kannst.

Sieh dir hier direkt Mindmeister für dein Projektmanagement an.

Warum du Mindmaps im Projektmanagement verwenden solltest

Es gibt eine Reihe an Vorteilen, mit denen auch die Mindmap Projektmanagement unterstützen kann. Um einen anschaulichen Überblick über die Vorteile zu geben haben wir uns eben auch dieses Werkzeugs bedient:

Du siehst also, dass eine Art Mindmap-Projektmanagement durchaus seine Berechtigung hat. Denn auch, wenn die Mindmap ein sehr einfaches Tool ist, bringt sie genug Flexibilität mit, um die unterschiedlichsten Anwendungsfälle abzubilden. Mehr zu verschiedenen Anwendungsfällen zeigen wir dir im nachfolgenden Abschnitt.

11 Anwendungsfälle - Wie du im Projektmanagement Mindmaps einsetzen kannst

ok, nun hast du verstanden, welche Vorteile Mindmaps für das Projektmanagement haben. Doch was kannst du nun konkret damit tun? Hier geben wir dir 8 Anwendungsfälle und Beispiele dafür, wie Mindmaps im Rahmen des Projektes eingesetzt werden können.

1. Projekthintergrund und -motivation abbilden

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Am Anfang eines jeden Projektes steht eine Motivation, also der Grund, warum das ganze Projekt überhaupt angegangen werden soll. Schon in diesem anfänglichen Punkt kann die passende Projektmanagement-Mindmap zum Einsatz kommen.

Der Anwendungsfall ist hier, die Abbildung der Gründe und Hintergründe für das Projekt in Form einer Mindmap. Das kann zum einen dazu verwendet werden, um z. B. von den Stakeholdern oder Kunden das „Go“ für das Projekt zu erwirken, indem man die Gründe und deren Wichtigkeit entsprechend darstellt.

Zum anderen ist es aber auch sehr hilfreich die Projekthintergründe während des Projektes in visuell ansprechender und einfach verständlicher Form verfügbar zu haben, um diese bei Nachfrage referenzieren zu können und zudem im Team immer wieder die Motivation des Projektes vor Augen zu haben.

2. Brainstorming: Ideen entwickeln

mindmaps fuer brainstorming im projekt

Wo ein Projekt ist, da werden auch Ideen gebraucht. Besonders in diesem Punkt können Mindmaps für das Projektmanagement hilfreich sein. Die Mindmap als Medium ist im Grunde dafür gemacht, das Brainstorming zu unterstützen.

Egal, ob es um das Ermitteln von Problemfeldern, das Finden von Lösungsansätzen oder das Sammeln von Abhängigkeiten geht- die richtige Mindmap schafft hier Abhilfe.

Brainstorming ist also ein klassischer Anwendungsfall für Mindmap-Projektmanagement, in dem viel Potential steckt.

3. Anforderungen in einer speziellen Projektmanagement-Mindmap abbilden

anforderungsmindmaps

In jedem Projekt gibt es Anforderungen, die erfasst, dokumentiert und strukturiert werden müssen, sodass dann an diesen gearbeitet werden kann.

Anforderungen können dabei formeller oder auch technischer Natur sein. Solche in einer entsprechenden Mindmap zu erfassen und auch bereits zu strukturieren kann durchaus eine effiziente Idee sein, um hier heranzugehen.

Das positive dieses Anwendungsgebietes für Mindmapping im Projektmanagement ist, dass man hier sehr flexibel ist und damit unabhängig von Form und Inhalt der Anforderungen. Das verwenden einer Mindmap hilft auch dabei, im Team und zusammen mit den Stakeholdern einen besseren Überblick über die Anforderungen zu bekommen.

4. Lösungsfindung in der Konzeptions- / Design-Phase des Projektes

designphase mit mindmaps unterstützen

Ein weiterer klassischer Anwendungsfall für Projektmanagement-Mindmapping ist die Lösungsfindung in der Design- und Konzeptionsphase. Während das allgemeine Brainstorming den Einstiegspunkt hierzu darstellt, geht es im Lösungsdesign aber mehr darum, eine konkrete Lösung auszuarbeiten.

Eine Mindmap kann auch in diesem Anwendungsfeld des Projektes hilfreich sein. Du kannst sehr einfach Komponenten und einzelne Elemente der Lösung abbilden und auch in Verbindung zueinander setzen.

5. Projektrahmenbedingungen festhalten

project scope mit mindmap darstellen

In einem Projekt ist es wichtig, den Rahmen für das Projekt festzulegen, den sogenannten „project scope“. Die Wichtigkeit dessen liegt vor allem darin, dass zum einen klar ist, was alles im Rahmen des Projektes umgesetzt werden soll, aber auch, was nicht.

Das ist zum einen wichtig, um die Realisierung angehen zu können, aber auch um eine Grundlage zu haben, gegenüber seinen Stakeholdern argumentieren zu können, wenn Dinge gefordert werden, die außerhalb des project scopes liegen. Eine derartige Projektmanagement-Mindmap kann hier ebenfalls die Erfassung, Strukturierung und Visualisierung sehr einfach und eingänglich machen.

6. Initiale Projektplanung

initiale projektplanung mindmap

Ist der Projekt Scope definiert, das Projekt-Team aufgestellt und alle Dinge geklärt, die vorab nötig sind, geht es an die Projektplanung.

Die graphisch-viselle Komponente ist hier teilweise sehr gewinnbringend, da z. B. umzusetzende Komponenten aufgeschlüsselt dargestellt werden können oder aber in Arbeitspakete heruntergebrochen werden können.

Idealerweise kann dies der Ausgangspunkt für die weiterführende Projektplanung und auch -durchführung sein, indem die Mindmap auf digitalem Wege mit dem Aufgaben- und Projektmanagement integriert/verknüpft ist.

7. Teile des Aufgabenmanagements umsetzen

aufgabenmanagement mit einer mindmap

Aufgabenmanagement gehört unserer Meinung nach nicht wirklich in eine Mindmap. Nichtsdestotrotz kann dieses Mittel und Medium hilfreich sein, Teile des Aufgabenmanagements abzubilden.

So könnte eine gute Projektmanagement-Mindmap beispielsweise Aufgaben mit ihrem Status und der Zugehörigkeit zu bestimmten Komponenten des Projektes sowie Abhängigkeiten untereinander darstellen.

Idealerweise wird hierbei das Taskmanagement in einem entsprechenden Tool durchgeführt und im Mindmapping-Tool nur visualisiert.

Sehr empfehlenswert dafür ist die Verwendung von Mindmeister als als Mindmapping-Tool und Meistertask als Taskmanagement-Tool.

8. Wissen als Wissensmap darstellen und teilen

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Wenn es um das Thema Wissensmanagement geht, ist nicht selten der Begriff der Wissensmap fern. Ein gutes Wissensmanagement ist wichtig, sodass Knowhow im Projekt verfügbar gemacht und geteilt werden kann.

Eine Wissensmap kann als Mindmap das Projektmanagement daher auch in dieser Hinsicht unterstützen. Die Rolle einer solchen Wissensmap im Projekt ist nicht zu unterschätzen. Projektmitglieder sammeln in einer solchen Map wichtige Fakten und Ressourcen, die dann bei Bedarf verfügbar sind. Das ist nicht nur komfortabel, sondern spart auch unglaublich viel Zeit. Darüberhinaus wird sichtbar, welches Wissen aktuellem im Projekt vorhanden ist.

9. Meetings organisieren

meetings vorbereiten und fuehren mit einer mindmap

Kommunikation ist in einem Projekt unglaublich wichtig. Gerade wenn es um das Projektmanagement geht ist es entscheidend, eine klare Kommunikation zum einen mit dem Projekt-Team, zum anderen aber auch mit den Stakeholdern zu pflegen.

Meetings sind dabei ein Kanal, über den Informationen weitergegeben werden und Kommunikation stattfindet.

Dies ist ebenfalls ein Anwendungsbereich von Mindmaps. Diese bieten sich in dreierlei Hinsicht an, im Kontext von Projekt-Meetings verwendet zu werden.

a) Meetings organisieren

Bereits beim Organisieren und Vorbereiten eines Meetings kann eine formlose Projektmanagement-Mindmap in Aktion treten. Agenda, Inhalte und zu klärende Fragen können hier vorbereitet werden. Das hilft dem Leitenden dabei, das Meeting entsprechend durchzuführen und die Ziele des Meetings auch zu erreichen.

b) Mindmap präsentieren

Selbst wenn es um die Präsentation von Inhalten im Meeting geht, kann eine Mindmap verwendet werden. Alternativ oder aber ergänzend zu den klassischen Powerpoint-Folien können hier auch interaktiv im Meeting die einzelnen Punkte präsentiert werden. Wenn du ein Mindmapping-Tool wie Mindmeister verwendest, kannst du dabei auch den integrierten Präsentationsmodus nutzen und deine Mindmap als Präsentation durchgehen.

c) Meeting-Mitschriften und Notizen machen

Ein gutes Projekt-Meeting hat in der Regel auch sogenannte „Meeting Minutes“, sprich eine Mitschrift und Zusammenfassung des Meetings. Darin finden sich unter anderem getroffene Entscheidungen, Offene Punkte, Action Items und Vieles mehr wieder, was im Nachgang dann für jeden Teilnehmer einsehbar ist.

10. Verantwortlichkeiten visualisieren

verantwortlichkeiten abbilden

Die Frage nach den Verantwortlichkeiten und der „Ownership“ im Projekt ist eine wichtige. Nicht nur deshalb, damit klar ist, wer in welchen Punkten der richtige Ansprechpartner ist, sondern auch um zu definieren, wer sich welcher Themen annimmt und um diese kümmert.

Eine entsprechende Mindmap kann diese Verantwortlichkeiten und auch Kontaktinformationen sehr gut abbilden und verfügbar machen.

11. Priorisierung mit der Eisenhower-Matrix

eisenhower matrix app mit mindmeister

Zu guter Letzt darf auch der Punkt der Priorisierung im Projektmanagement nicht fehlen.

Das Thema der Priorisierung ist meist kein leichtes und es gibt verschiedene Ansäte dazu. Eine sehr einfach gedachte Methode dazu ist die Eisenhower Matrix. Auch für einen solchen Anwendungsfall ist eine Mindmap ein geeignetes Medium.

Wir haben einen ganzen Artikel dazu geschrieben, wie du die Eisenhower Matrix mit einer App umsetzen und im Alltag produktiv anwendbar machen kannst. Wenn du dich dafür interessierst, solltest du auf jeden Fall auch mal in diesen Artikel hineinschauen: Die Eisenhower Matrix App.

Darum solltest du ein Mindmapping-Tool verwenden

Nun, Mindmaps und Projektmanagement passen also in mancher Weise sehr gut zusammen. Auf EfficiencyCrafter.de empfehlen wir dir verschiedene Tools und Apps, mit denen du deine Produktivität und damit verbundene Themen verbessern kannst.

Auch wenn es um die Verwendung von Mindmaps im Projekt geht, möchten wir betonen, dass du hier unbedingt ein entsprechend Mindmapping-Tool, wie Mindmeister verwendest.

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Warum du ein Software-Tool hierfür verwenden und welches wir dazu empfehlen erfährst du gleich. Zunächst aber…

... Ehre, wem Ehre gebührt: Mindmaps auf dem Papier

Es gibt definitiv einige Punkte, die für die Verwendung eines Online-Tools sprechen und von denen wir ein paar auch gleich nennen werden. Nichtsdestotrotz ist die analoge Form von Mindmap-Projektmanagement nicht zu verachten.

Seit Ewigkeiten und auch noch heute ist es naheliegend, Brainstorming-Sessions und schnelle Mindmaps am Whiteboard, dem Flip-Chart oder auch auf dem Notizblock zu erstellen. Dieses einfache Vorgehen hat schon in unglaublich vielen Projekten geholfen und gerade und tut das sehr wahrscheinlich auch heute noch in den meisten Projekten.

Deshalb vorweg: Zettel und Stift haben seine Berechtigung und ebenfalls Vorteile. Das sollte vorweg gesagt werden. Dennoch haben wir heutzutage mit der passenden Software großartige Möglichkeiten, sodass Mindmaps Projektmanagement und andere Bereiche mit noch mehr Potential unterstützen können.

Mobile, digitale, synchronisierte Projektmanagement-Mindmaps

Wenn du digitale Versionen der verschiedenen Mindmaps mithilfe einer entsprechenden App einsetzt, bekommst du beispielsweise den Vorteil, dass die jeweilige Mindmap in digitaler Form verfügbar ist. Das heißt, dass du sie überall, ob im Büro, zu Hause oder mobil unterwegs abrufen und bearbeiten kannst. Die Mindmap ist dann zwischen allen Geräten cloud-basiert synchronisiert. Das macht sie schnell zugänglich und du kannst sie zu jeder Zeit und an jedem Ort einsehen.

Kollaboration und Teamwork mithilfe App-gestützter Mindmaps

Darüber hinaus ist der Team-Aspekt ein wichtiger. Während es durchaus anschaulich und interaktiv ist, zusammen in einem Raum am Whiteboard das Mindmapping durchzuführen, hast du mit der Durchführung über eine App weitreichende Vorteile. Nicht nur lässt sich die Mindmap einfach sichern, sie ist auch interaktiv im Team verfügbar.

Verschiedene Team-Mitglieder können also digital zusammen live an jeder Mindmap arbeiten und das immer und überall. Besonders für international verteilte Teams ist dieser Aspekt ein sehr wichtiger.

Wie gesagt, eine analoge Mindmap hat seine Berechtigung. Heutzutage ist es aber definitiv empfehlenswert in vielen Anwendungsbereichen eine App zu nutzen.

Sieh dir hier direkt Mindmeister für dein Projektmanagement an.

Fazit zum Projektmanagement-Mindmapping

Also was ist also abschließend zu diesem Thema zu sagen?

Mindmaps im Projektmanagement sind nicht zwangsläufig notwendig. Wir hoffen allerdings, dass im Laufe dieses Beitrags klar geworden ist, dass großes Potential in diesem Werkzeug steckt.

Ob du es nun als zentrales Tool verwendest, um wichtige Bereiche des Projektmanagements durchzuführen oder einfach nur, um Entwürfe zu erstellen und Brainstorming-Sessions zu unterstützen- Mindmaps im Projektmanagement haben ihren Zweck und ihre Berechtigung.

Wir empfehlen dir auf jeden Fall, die Anwendungsbereiche zu durchdenken, die in deinem Projekte eine Rolle spielen und zu diesen das Mindmapping in Betracht zu ziehen. Die richtigen Projektmanagement-Mindmaps können dir dabei helfen.

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Tobias Jakob
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