Kollaborationstools – Finde die beste Collaboration Software

kollaborationstools

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Online Kollaborationstools sind heutzutage das A und O, wenn es um die Zusammenarbeit im Team geht. Gerade in Zeiten, in denen das Home Office und die Remote-Arbeit immer mehr in den Vordergrund rückt, sind Kollaborationstools unabdingbar.

In diesem Beitrag erfährst du genau, was Collaboration Software überhaupt ist, welche Arten davon es gibt und wir du sie nutzen kannst, um online kollaborativ arbeiten zu können. Außerdem zeigen wir dir die Top 11 der Kollaborationstools im Vergleich.

Kollaborationstool Definition: Was ist Collaboration Software?

Was sind also Kollaborationstools? Ein Kollaborationstool ist ein digitales Werkzeug zur Zusammenarbeit im Team. Dabei geht es um Kommunikation, gemeinsame Projektarbeit und Themen wie die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten.

Konkret handelt es sich dabei in der Regel um Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) bzw. Apps, wie

  • Meistertask,
  • Mindmeister,
  • Trello,
  • Slack
  • und Evernote.

Nutze Collaboration Software, um die Zusammenarbeit im Team auf das nächste Level zu heben.

Unsere favorisierten Kollaborationstools

Meistertask für
Projektkollaboration

meistertask logo

Mindmeister für
Mindmapping

mindmeister logo

Miro als
online Whiteboard

miro logo

Evernote für
Notizen & Dokumente

Evernote

Slack für
Kommunikation

Slack Organisation

Warum du Kollaborationstools verwenden solltest

Kollaborationsplattformen und -systeme sind mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Doch warum ist das so? Was sind die Vorteile eines solchen Tools und was sind die Gründe, ein kollaboratives Online-System zu verwenden? Wir sagen es dir.

Du siehst also, warum Online-Kollaborationstools so unglaublich wichtig für eine effiziente Zusammenarbeit sind. Das gilt besonders, wenn das Team nicht zusammen an einem Ort arbeitet, sondern von verschiedenen Standorten und Lokationen aus (wie z. B. dem Home Office).

Arten von Kollaborationstools

Nicht jedes Kollaborationstool ist gleich. Im Grunde gibt es mehrere Arten von Collaborative Software, die einen unterschiedlichen Schwerpunkt in ihrer Funktionalität bieten. Daher ist es auch wichtig, das Tool anhand der eigenen Anforderungen und des eigentlichen Bedarfs zu wählen (mehr dazu später).

Projekt-Kollaborationstools

projektkollaborationstool

Die erste Art von Kollaborationstools sind solche, die sich vor allem auf das Aufgaben- und Projektmanagement konzentrieren. Mit einem solchen Werkzeug kannst du und dein Team eure Aufgaben ideal managen und Projekte vorantreiben.

Eine solche auch Project Collaboration Software genannte Lösung bietet beispielsweise Funktionen wie das Anlegen und verwalten von Projekten und Aufgaben, das Einrichten von Workflows, Zuweisungen, Kommentarfunktionen, Automatisierungen und Vieles mehr.

Letztlich schafft ein Projekt-Kollaborationstool eine Plattform, auf der du und dein Team zusammen und live Aufgaben und Projekten managen und über diese kommunizieren können. Ein Beispiel dafür ist Meistertask.

Kommunikationstools

kommunikationstool

Kommunikation ist bekanntlicherweise der Schlüssel zum Erfolg. Gerade wenn man versucht in Zusammenarbeit erfolgreich zu sein funktioniert das nur, wenn die Kommunikation auch stimmt.

Deshalb ist in jedem vernünftigen Kollaborationstool auch dieser Aspekt berücksichtigt. Auch bei der bereits genannten Systemart für Projektkollaboration ist dieser Punkt über Kommentare, Erwähnungen und Social Reactions realisiert.

Darüberhinaus gibt es aber auch Tools, die explizit die Kommunikation in den Mittelpunkt stellen. Solche Kommunikationstools schaffen die Möglichkeit über ein und dieselbe Plattform zu telefonieren, Meetings zu organisieren, Videokonferenzen abzuhalten, zu chatten und Teams strukturell zu organisieren.

Beispiele dafür sind Slack und Microsoft Teams.

Dokumentenmanagement & -bearbeitung

dokumentenmanagement

Die nächste Variante betrifft die Zusammenarbeit in der Bearbeitung von Dokumenten und deren Verwaltung. Natürlich müssen Dokumente zum einen so gehalten werden, dass sie für alle Beteiligten zugreifbar sind, zum anderen aber auch bearbeitbar.

So ermöglichen Kollaborationstools, wie Google Docs bzw. Sheets, Microsoft Office oder auch Atlassian Confluence das simultane Bearbeiten von Dokumenten.

Du kannst mit einem solchen Werkzeug also live und paralell mit anderen Personen an Dokumenten arbeiten und diese auch für alle verfügbar speichern. Meist ist hier auch eine Versionsverwaltung für die abgelegten Dokumente integriert.

Cloud Speicher

cloud speicher

Anknüpfend an Lösungen, die sich auf das Management von Wissen und Dokumenten beziehen, sind hier auch Cloud Speicher zu nennen.

In der Regel kommt diese rudimentäre Form des Kollaborationstools kombiniert mit dem Dokumentenmanagement daher. Jedoch ist diese Art hier explizit zu nennen.

So kannst du mit Cloud Speichern wie Dropbox oder Ähnlichen Dateien im Allgemeinen für alle verfügbar machen.

Brainstorming & Mindmaps

brainstorming tool

Die Zusammenarbeit ist besonders auch in den Punkten Ideenmanagement und Brainstorming wichtig. Mindmaps sind hier der am meisten verbreitete und auch von uns favorisierte Weg.

Ein Kollaborationstool, dass hier empfehlenswert ist, ist beispielsweise Mindmeister. Mit einer solchen Software kannst du gemeinsam im Team Maps verschiedenster Art erstellen und teilen.

Neben dem Brainstorming und Sammeln von Ideen bietet sich ein Mindmap-Kollaborationstool auch sehr gut zum Strukturieren von Themen an. Das alles kannst du zusammen im Team und für alle verfügbar tun.

Social Collaboration Software

social collaboration software

Social Collaboration Software bezeichnet die soziale Seite. Das sind z. B. Soziale Netzwerke, welche es sowohl öffentlich verfügbar aber auch als interne Lösungen für dein Unternehmen gibt.

Neben den sozialen Netzwerken ist ein gewisses Maß an „social“ auch in den meisten anderen Kollaborationstools vorhanden, wie z. B. das Kommentieren, Liken und in anderer Weise reagieren auf Nachrichten im Team.

Welches Kollaborationssystem suchst du?

Wir haben dir bereits grundlegende Varianten von Kollaborationstools vorgestellt, damit du eine Idee hast, was es überhaupt an Software gibt.

Die Frage ist jedoch: Wonach suchst du überhaupt? Welches Tool ist das Richtige?

Bei dieser Frage wollen wir dich hier etwas unterstützen. Im Folgenden haben wir dir die wichtigsten Fragestellungen aufgeführt, die dich zum richtigen Kollaborationstool für deinen Fall führen sollen.

Welche Use Cases möchtest du abbilden?

Die Frage nach den Use Cases, sprich den Anwendungsfällen, ist die wichtigste aller Fragen, wenn es um die Auswahl des Tools geht. Das gilt für jede Art von Software.

Unser Tipp ist daher: Nimm dir etwas Zeit und schreibe dir auf, welche Anwendungsfälle du letztlich mit dem Kollaborationstool abbilden willst.

Hier ein paar Beispiele:

  • Use Case 1: Als Team-Mitglied möchte ich Aufgaben erstellen.
  • Use Case 2: Als Team-Mitglied möchte ich Aufgaben Projekten zuordnen.
  • Use Case 3: Als Team-Mitglied möchte ich Dateien an Aufgaben anhängen können.
  • Als Team-Mitglied möchte ich zusammen mit meinen Kollegen zu Aufgaben Kommentare abgeben können.
  • Als Projektmanager möchte ich einen Überblick über alle laufenden Deadlines haben.
  • Als Teamleiter möchte ich wissen woran meine Team-Mitglieder gerade arbeiten.
Oder auch:
  • Als Team-Mitglied möchte ich meine Kollegen anrufen können.
  • Als Team-Mitglied möchte ich mit meinen Kollegen chatten können.
  • Als Team-Leiter möchte ich mein Team in einer Gruppe managen können.
Das sind ein paar typische Beispiele. Wie du die Use Cases formulierst ist letztlich dir überlassen, jedoch hilft es darin die ausübende Rolle mit einzubeziehen. Manchmal macht es auch Sinn zu beschreiben, warum der jeweilige Use Case ausgeübt wird.

Welche Kernfunktionen muss das Kollaborationstool besitzen?

Resultierend aus den Use Cases kannst du nun die Frage nach den benötigten Kernfunktionen beantworten. Also, welche Funktionen muss das Tool nun mitbringen, damit die Anwendungsfälle ausgeübt werden können.

Am besten listest du dir diese ebenfalls auf.

Hier wieder ein paar Beispiele:

Oder auch:
Zusätzlich kannst du die einzelnen Punkte in der Liste noch kennzeichnen als „Must-have“ oder als „Nice-to-have“, sprich welche der Funktionen unverzichtbar für dich sind und welche ein praktischer Bonus wären. In der obigen Beispiel-Liste haben wir die Must-Haves mit einem Wassertropfen-Symbol und Nice-to-Haves mit einem Weinglas gekennzeichnet, denn das Wasser ist lebensessentiell und ein guter Wein ist ein netter Bonus.

Hast du deine vollständige Liste alle Funktionen fertig, kannst du anhand dieser bereits eine gute Grundlage für die Wahl des Kollaborationstools. Trotzdem gibt es noch die ein oder andere Frage, die du ebenfalls für dich klären solltest. Mehr dazu nachfolgend.

Wie organisierst du dich überhaupt?

Eine Frage, die du bei hier ebenfalls mit einbeziehen solltest ist, wie du dich aktuell organisierst.

Du solltest durchaus offen sein, etwas an deiner Organisation zu ändern, denn ein gutes Kollaborationstool kann durch aus neue Möglichkeiten eröffnen, die damit auch deine Organisation und ggf. auch Prozesse verbessern können. Trotzdem ist es in den meisten Fällen eher angebracht zu betrachten, wie die Organisation eigentlich toolunabhängig funktioniert bzw. funktionieren soll.

Resultierend aus diesen Überlegungen können noch weitere Anforderungen herausgearbeitet werden, um das passende Kollaborationstool auszuwählen.

Auf welchen Geräten muss die Collaboration Software verfügbar sein?

Ein weiterer Aspekt, den du bei denen Überlegungen mit einbeziehen kannst, ist das Thema der Mobilität.

Die Frage ist, auch welchen Geräten die Software verwendet werden soll. So kann es durchaus eine Anforderung sein, dass das Tool sowohl auf dem Rechner als auch dem Smartphone verwendbar sein muss und gleichzeitig sowohl für Android als auch Mac und Windows verfügbar.

Die Budget Frage

Zu guter Letzt ist natürlich auch die Frage nach dem Budget nicht unwichtig. 

Hast du in dieser Hinsicht finanzielle Einschränkungen? Wie viel Budget kannst du für das Kollaborationstool aufbringen?

Die Top 11 Kollaborationstools

In diesem Abschnitt geben wir dir einen Überblick über die (unserer Meinung nach) Top 11 Kollaborationstools.

1. Meistertask

Meistertask

Meistertask ist ein Projektkollaborationstool. Es bietet großartige Möglichkeiten, um im Team zusammen an Projekten zu arbeiten. 

Hier können Aufgaben erstellt und mit allerhand Informationen bestückt werden. Diese wiederum können Personen zugeordnet werden und auch im Team bearbeitet werden. 

Intelligente Automatisierungen, Tagging, Dashboards, Reports und vieles mehr machen Meistertask zu einem großartigen Kollaborationstool, welches sich auch sehr gut mit anderen Tools verknüpfen lässt. Du bist hier übrigens nicht an den Projektkontext gebunden und kannst Meistertask natürlich auch für einfaches Aufgabenmanagement o. Ä. nutzen. 

Mehr Infos dazu erfährst du auch in unserem ultimativen Meistertask Guide.

Meistertask eignet sich unter anderem für:

Jetzt Meistertask ansehen

2. Mindmeister

Mindmeister

Mindmeister wird von derselben Firma entwickelt und betrieben, wie Meistertask. Deshalb bietet es sich auch sehr als Ergänzung an.

Mindmeister ist ein Kollaborationstool, dass sich auf Mindmaps konzentriert. Wenn du für dich alleine, aber auch im Team Brainstorming betreiben, Gedanken strukturieren oder Ideen managen möchtest, dann ist Mindmeister das richtige Tool für dich. Du bekommst hier nicht nur sehr gut ausgearbeitete funktionale Möglichkeiten, sondern auch ein außergewöhnlich gutes Benutzererlebnis, wie es auch bei Meistertask der Fall ist. 

Besonders in Kombination mit Meistertask bist du hinsichtlich Kollaboration und Zusammenarbeit an Aufgaben, Projekten und Initiativen sehr gut aufgestellt. Hier findest du weitere Artikel zu Mindmeister.

Mindmeister eignet sich unter anderem für:

Jetzt Mindmeister ansehen

3. Slack

Slack Organisation

Slack ist eine der erfolgreichsten und beliebtesten Kommunikationsplattformen für Teams. Mit Slack hast du die Möglichkeit, Chats zu deinen Kollegen für die Kommunikation über Textnachrichten zu pflegen. Gleichzeitig kannst du auch Sprach- und Videoanrufe durchführen und Telefonkonferenzen aufsetzen.

Slack verbindet dies zudem mit Social Media Komponenten und zusätzlichen Funktionen, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Slack bietet sich dazu an, das zentrale Kommunikationsmittel im Unternehmen zu sein, das sich durch entsprechende Integrationen gut mit anderen Applikationen verknüpfen lässt.

Slack eignet sich unter anderem für:

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4. Evernote

Evernote

Evernote ist zurecht eines der meistverbreiteten Tools, wenn es um Notizen geht. Das organisieren jeglicher Inhalte, vor allem aber textueller, ist mit Evernote super simpel und doch sehr intelligent möglich.

So kannst du Notizen anlegen, für andere freigeben, Dateien ablegen, Bilder und Dokumente managen und vieles mehr. Hinsichtlich Kollaboration im Team kannst du neben der Freigabe von Notizen für andere Teammitglieder auch Notiz-bezogene Chats eröffnen und zielgerichtet kommunizieren. Außerdem kannst du Inhalte auch für Außenstehende im Lesezugriff freigeben, falls der Bedarf besteht.

Evernote eignet sich unter anderem für:

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5. Miro

miro logo

Miro ist ein online Kollaborationstool, dass mit dem du im Team unglaublich flexibel und frei arbeiten kannst. Letztlich bietet es dir ein Whiteboard, auf dem ihr Karten, Sticker, Text, Bilder und mehr frei platzieren könnt.

Während sich das erst einmal banal anhört, ist es unglaublich funktional und vielseitig. Es gibt sehr viele Templates, sprich Vorlagen, mit denen du direkt starten kannst im Team an bestimmten Themen und mit unterschiedlichen Methoden zu arbeiten.

Miro eignet sich unter anderem für:

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6. Mural

mural logo

Mural ist eine sehr beliebte Alternative zu Miro. Ob nun Miro oder Mural die bessere Wahl ist, hängt letztlich in den meisten Fällen vom eigenen Belieben und Geschmack ab. Es mag einige Unterschiede geben, die jede in den meisten Fällen nicht zu stark ins Gewicht fallen.

Mit Mural kannst du als ebenfalls Frei Kollaboration auf online Whiteboards ausüben und so sehr gut im Team an verschiedensten Dingen arbeiten oder Workshops durchführen.

Mural eignet sich unter anderem für:

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7. Google Workspace

Gsuite

Google Workspace (ehemals GSuite) ist eine ganze Suite an Tools, die zur Kollaboration verwendet werden können. Ziel dessen ist es, alles Benötigte an einem Ort und gut ineinander integriert anzubieten. Das ist eine geniale Idee und Google Workspace als vielseitige Kollaborationsplattform setzt das Ganze sehr gut um.

Google Workspace bietet dabei z. B. die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Google Docs und Sheets. Außerdem erhältst du mit Google Chat und Meet gute Kommunikationstools um im Team zu schreiben und zu telefonieren. Daneben spielt natürlich Gmail als Email-Tool eine zentrale Rolle und viele weitere Tools machen diese Suite noch vielseitiger.

Google Workspace eignet sich unter anderem für:

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8. Microsoft 365

microsoft 365 logo

Microsoft 365 is so zusagen die Microsoft Analogie zum Google Workspace. Mit Microsoft 365 bekommst du eine ganze Suite, mit der du Kollaboration im Team pflegen kannst.

So kannst du hier über die Office Produkte Dokumente verschiedenster Art kollaborativ bearbeiten und über MS Teams Chat-, Sprach- und Videokommunikation pflegen.

Microsoft 365 eignet sich unter anderem für:

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9. Monday.com

moday com logo

Monday.com ist ein Kollaborationstool, das ähnlich wie Meistertask, den Fokus auf Projektmanagement und Aufgabenplanung legt. Hier kannst du deine Projekte planen, Aufgaben organisieren und nachverfolgen und letztlich zusammen im Team diesbezüglich kollaborieren.

Mit Monday.com erhältst du also eine Projektkollaborationsplattform, die sich heute großer Beliebtheit erfreut und eine stetig wachsende Benutzerzahl besitzt.

Monday.com eignet sich unter anderem für:

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10. ClickUp

clickup logo

ClickUp ist ein weiteres Projektkollaborationstool, wie es auch Meistertask oder Monday.com ist. ClickUp bietet ein großes Spektrum an Anpassungsfähigkeit, verliert dadurch aber auch leider an Intuitivität in der Handhabung und Feeling.

Alles in allem ist ClickUp durch seine kollaborativen Funktionen eine wirklich gute und empfehlenswerte Collaboration Software, die man in verschiedenen Team-Größen oder auch alleine einsetzen kann. Projekt- und Taskmanagement stellen dabei das Zentrum des Tools dar. 

ClickUp eignet sich unter anderem für:

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11. Trello

Trello Organisation

Trello ist das wohl bekannteste und am weitesten verbreitete Kanban-Tool am Markt. Atlassian hat mit diesem Kollaborationstool einen Grundstein für eine ganze Reihe anderer Tools dieser Art gesetzt. Während Tools wie Meistertask oder Monday.com seine Vorzüge und Vorteile gegenüber Trello besitzen, ist Trello für Viele trotzdem eine gute Option.

Gerade wenn du alleine startest und einfach loslegen möchtest, dann kannst du mit der kostenlosen Version hier bereits in wenigen Minuten ein Board haben auf dem du Aufgaben organisieren kannst.

Trello eignet sich unter anderem für:

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Das sind also unser Meinung nach die Top 11 Kollaborationstools. Zu erwähnen ist noch, dass es sich bei der obigen Auflistung nicht strikt um eine Rangliste handelt. Letztlich sind die Varianten von Tools, die man hier betrachten muss, relativ unterschiedlich und daher nicht wirklich vergleichbar.

Allerdings haben wir sofern möglich und sinnhaft doch danach priorisiert, welches der Tools letztlich den größten Mehrwert für dich bringen kann. Außerdem haben wir Tools, die zu derselben Kategorie gehören entsprechend in eine Reihenfolge gebracht. So findest du z. B. Meistertask ganz oben und Trello zuletzt, da wir selbst von Meistertask überzeugter sind als von Trello.

Kollaborationstool Vergleich

Hier haben wir die bereits aufgeführten Top 11 noch einmal in einem Kollaborationstool Vergleich einander gegenübergestellt.

Tool Details Kostenlose Option Tarife / Preise
Meistertask
Ja (bis zu 3 Projekte) ➤ hier prüfen*
Mindmeister
Ja (bis zu 3 Mindmaps) ➤ hier prüfen*
Slack
Ja ➤ hier prüfen
Evernote
Ja (limitierte Geräte und Funktionen) ➤ hier prüfen*
Mural
Nein ➤ hier prüfen
Miro
Ja (bis zu 3 Boards) ➤ hier prüfen*
Google Workspace
Nein ➤ hier prüfen
Microsoft 365
Nein ➤ hier prüfen
Monday.com
Nein ➤ hier prüfen
ClickUp
Ja (limitierte Spaces und Speicher) ➤ hier prüfen*
Trello
Ja (10 Boards, 1 Powerup) ➤ hier prüfen

Zusammenfassung und Fazit

Wenn es um Collaboration Software geht, scheiden sich die Geister. Es spielen sehr viele Aspekte in die Entscheidung für oder gegen ein Tool hinein. In diesem Artikel haben wir dir unsere Sicht der Dinge gegeben, indem wir auf Thema im Detail eingegangen sind.

Kollaborationstools bringen unglaubliche Vorteile in Sachen Online-Teamarbeit. Es gibt dabei verschiedene Arten von Kollaborationssystemen und -plattformen, die man verwenden kann. Von projekt- und aufgabenzentrierten Systemen über Mindmapping- oder Whiteboard-Tools bis hin zu Kommunikationsplattformen ist es letztlich eine Frage des eigenen Bedarfes.

Wir hoffen, dir hat unser Leitfaden geholfen und auch unsere Aufführung der Top Kollaborationstools im Vergleich hat dich auf die richtige Spur für die Wahl des passenden Tools für dich gelenkt.

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Tobias Jakob
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