8 Organisationstools – Arbeit, Aufgaben, Projekte organisieren

Organisationstool

Inhaltsverzeichnis

Das richtige Organisationstool, macht Arbeit und Leben leichter, aber auch produktiver. Die richtige Online Organisationssoftware hilft dir dabei, Projekte zu organisieren, Aufgaben zu managen, Arbeit zu gestalten sowie Zeiten zu planen und zu erfassen.

Bist du auf der Suche nach den passenden Organisationstools? Willst du einen Eindruck bekommen, welche Werkzeuge zur Organisation sich anbieten?

Dann ließ jetzt weiter, denn wir geben dir einen Überblick über einige der besten Organisationstools und -apps.

1. Meistertask - Professionelle Organisation von Aufgaben und Projekten

Meistertask

Meistertask ist ein großartiges Organisationstool in vielerlei Hinsicht. Nicht umsonst haben wir großen Aufwand betrieben, um den ultimativen Meistertask-Ratgeber zu verfassen.

Fokus legt Meistertask auf die Organisation von Aufgaben, Tätigkeiten und ganzen Projekten. Auch wenn in Meistertask prinzipiell alles Mögliche organisiert werden kann (aufgrund des flexiblen Kanban-Ansatzes), bezeichnet es sich selbst zurecht als Taskmanagement- und Projektmanagement-Tool.

Während es heutzutage eine große Zahl an Kanban-Tools gibt, sticht Meistertask durch eine qualitative Umsetzung hervor. Ein unglaublich ansprechendes Design und die damit einhergehende intuitive Bedienung machen für uns den Unterschied. Funktional bietet Meistertask ebenfalls jede Menge und auch Datensicherheit ist hier im Vordergrund, wodurch es unser Organisationstool Nr. 1 ist. Auf diese Weise ist Meistertask unserer Meinung nach zum Beispiel auch eine professionellere Trello Alternative.

2. Mindmeister - Qualitatives Mindmapping

Mindmeister

Mindmeister ist die geniale Ergänzung zu Meistertask und ist, wie es der Name bereits andeutet von derselben Entwickler-Firma.

Mindmeister ist ein ausgezeichnetes Mindmapping-Tool, welches sich auf allen Geräten großartig bedienen lässt und sich in Sachen Design und Funktionalität nicht lumpen lässt.

Wenn es um Brainstorming, das Strukturieren von Ideen und Gedanken o. Ä. geht, stellt der Mindmapping-Ansatz und Mindmeister ein großartiges Werkzeug dar. Eine direkte geniale Integration mit Meistertask und die ansprechende Benutzbarkeit machen Mindmeister zu einem großartigem Tool für Ideen-Management und Brainstorming, das wir selbst nutzen.

3. Evernote - Alles einfach organisieren

Evernote

Evernote ist das wahrscheinlich bekannteste Tool für Notizen und mehr. Es hat schon einige Jahre auf dem Buckel, was aber sehr positiv ist. Im Laufe der Zeit hat sich Evernote stetig weiterentwickelt und ist nach wie vor eines der top Organisationstools zur Organisation von textuellen Inhalten, aber auch Bildern und Dokumenten.

Der solide und umfassende Funktionsumfang, ein vernünftiges Erscheinungsbild und Erweiterungen, wie der Evernote-Clipper, geben dir die Möglichkeit, es zu deiner Ablage für alles zu machen. Du kannst hier entweder unstrukturiert alles hineinschieben und es dann per Suche wiederfinden oder aber deine eigene Evernote-Ablagestruktur anlegen und verwenden.

Evernote organisieren und strukturieren ist ein Thema, dass wir zukünftig noch im ein oder anderen Artikel ausführen werden.

Du kannst hier strukturiert mit Texten arbeiten (auch im Team) und gleichzeitig alles Mögliche dort speichern, um es später einmal wieder zu finden. Wir finden, dass Evernote ein super Organisationstool für Ideen, Gedanken, Texte, Notizen und mehr ist.

Evernote kannst du auch als Organisationstool kostenlos verwenden, hast dabei aber ein paar Einschränkungen, wie bei den meisten anderen Tools auch. Du kannst also Evernote kostenlos einsetzen, wenn es dir ausreicht.

4. Asana - Projektplanung und -management

Asana Organisation

Asana ist ein Taskmanagement-Tool, das ebenfalls den Kanban-Modus im Fokus hat. Darüber hinaus bietet es aber auch andere Ansichten.

Asana dreht sich neben dem laufenden Taskmanagement auch um die Planung von Projekten und Aufgaben und bietet dazu verschiedene Funktionen.

Letztlich ist Asana eine gute Alternative zu Meistertask, je nach dem wie deine genaueren Anforderungen an das Aufgaben-Organisationstool aussehen.

5. Trello - Der Klassiker

Trello Organisation

Trello ist der Klassiker in Sachen Kanban. Es ist unglaublich weit verbreitet und bietet bereits in seiner kostenlosen Version alles, was man im Grunde braucht, um ein einfaches Taskmanagement umzusetzen.

Wie auch mit Meistertask, unserer favorisierten Trello Alternative, kannst du bei Trello jede Menge organisieren, Teamarbeit in den Griff bekommen und Ähnliches. Als was ist Trello? Trello ist ein Kanban-orientiertes Taskmanagement Tool. Wer Trello einmal ausprobiert merkt schnell, dass man hier eine vernünftige und solide Lösung hat, die zwar (unserer Meinung nach) nicht ganz mit Meistertask mithalten kann, allerdings durchaus eine Option für Einsteiger sein kann.

6. Slack - organisierte Kommunikation leicht gemacht

Slack Organisation

Slack gehört zu einer ganz anderen Sparte von Organisationstools. Trotzdem wird es häufig im Zusammenhang mit Organisation erwähnt.

Slack ist ein Online-Kommunikationswerkzeug, worüber sich Teams organisieren lassen. Man kann es sozusagen als Organisationssoftware für Teams und Kommunikation im Team sehen.

Ähnlich, wie Microsoft Teams, wird hier eine Plattform geboten, über die man miteinander chatten und sprechen kann. Gruppenchats und Konversationen sind der Kern dieses Organisationstools.

Slack gibt es ebenfalls in verschiedenen Tarifen. Du kannst hier auch erst einmal Teamarbeit online kostenlos mit Slack für dich und dein Team einführen und später auf einen bezahlten und erweiterten Tarif wechseln.

7. Google Workspace - Die umfassende Organisations-Plattform

Gsuite

Google Workspace ist ein Angebot von Google, das sehr viel von dem mitbringt, das man als Unternehmer, Unternehmen oder sogar auch als private Person gebrauchen kann.

Tatsächlich handelt es sich dabei schon eher um eine Plattform, auf der man verschieden Organisationstools zur Verfügung hat. So kannst du in Google Drive deine Dokumente ablegen, in Google Docs Textverarbeitung durchführen, in Google Sheets Excel-Tabellen erstellen und Vieles mehr.

Wir empfehlen Google Workspace in jedem Fall. Wir selbst verwenden sie als Plattform, die wir im Hintergrund mit unseren primären Organisationstools integriert haben. Google Workspace stellt wirklich eine gute Zusammenstellung an hilfreichen Tools dar, die auch sehr gut in Kombination mit anderen Organisationsprogrammen verwendet werden können.

8. LastPass - Passwörter organisieren, sicher an einem Platz

Lastpass Organisationstool

Die bereits vorgestellten Organisationstools beziehen sich vorrangig auf das organisieren und strukturieren von Inhaltlichem.

Lastpass dagegen ist ein Online-Passwortmanager, über den du alle deine Passwörter zentral speichern und abrufen kannst.

Wie funktioniert Lastpass? Du hast einen Ort, an dem du jedes beliebige Passwort speichern kannst. Zugriff auf all diese Passwörter ist nur über ein Masterpasswort möglich, welches du selbst setzt(und ggf. Zweifaktor-Authentifizierung).

Nun kannst du beliebige Passwörter für alle möglichen Webseiten und Zugänge dort speichern und sichern. Über eine entsprechende Browser-Erweiterung hast du auch die Möglichkeit Zugänge automatisch ausfüllen lassen zu können.

Mit LastPass erhältst du ein Organisationstool für Passwörter, Logins und zu sichernde Notizen.

Schritt für Schritt zum richtigen Organisationstool

Schritt Fuer Schritt Zum Organisationstool
Organisation ist ein weit gefasster Begriff. Entsprechend ist es wichtig, dies etwas zu präzisieren.
Hier möchten wir dir dabei helfen, aus den genannten Programmen das passende für deine Organisation zu finden und zu wählen.

Schritt 1: Stelle dir die richtigen Fragen

Organisation ist ein weit gefasster Begriff. Entsprechend ist es wichtig, dies etwas zu präzisieren.
Hier möchten wir dir dabei helfen, aus den genannten Organisationsprogramm Varianten das passende für deine Organisation zu finden und zu wählen.
 
Wir geben dir ein paar Schritte bzw. Fragestellungen an die Hand, um deine neue Organisationssoftware oder -app zu finden.
 
  • Was soll organisiert werden?
    Bei der Suche nach dem passenden Organisationstool solltest du dir im Vorhinein die Frage stellen, was du überhaupt organisieren möchtest. Je nach App werden unterschiedliche Anwendungsfälle verschieden gut unterstützt. Zu wissen, was du alles organisieren möchtest bzw. musst ist daher eine wichtige Grundsatzfrage. So sind manche Tools besser geeignet zur Organisation von Aufgaben, während andere Themen wie Dokumentation, Brainstorming oder Kommunikation fokussieren.
  • Wie soll organisiert werden?
    Verschiedene Organisationstools verfolgen unterschiedliche Ansätze hinsichtlich der Art und Weise, wie du mit ihnen organisieren kannst. Hast du bereits Erfahrung oder Präferenzen dazu, dann spielen diese natürlich auch eine Rolle. Arbeitest du beispielsweise aktuell mit Kanban-Boards, dann bietet es sich wahrscheinlich an, weiterhin ein Organisationstool zu verwenden, mit dem du Aufgaben und Themen im Kanban-Modus organisieren kannst.
  • Soll im Team organisiert werden?
    Team Organisation kann ein zentraler Aspekt sein und stellt damit auch ein wichtiges Evaluationskriterium für Organisationssoftware dar. Während du mit manchen kostenlosen Apps beispielsweise dich gut selbst managen kannst, bieten meist nur kostenpflichtige Tools Möglichkeiten für ganze Teams. Teamarbeit online kostenlos organisieren zu können, kann nur über ein paar wenige Apps umgesetzt werden. Stell dir also die Frage, ob du nur nach Selbstorganisation-Tools oder auch nach Team-Organisation-Tools suchst.
  • Über welche Geräte soll organisiert werden?
    Ein Aspekt, der nicht unbeachtet bleiben sollte, ist die Frage, über welche Geräte organisiert und gearbeitet werden soll. Die oben von uns vorgestellten Organisationstools, sind alle Mobile-kompatibel und besitzen entsprechend Apps für alle Varianten von Geräten. Für andere Tools mag das aber evtl. nicht zutreffen. Möchtest du, dass auch am Smartphone gearbeitet werden kann, solltest du das berücksichtigen.
  • Welche spezifischen Anforderungen gibt es?
    Nicht jedes Unternehmen, jeder Alltag, jedes Privatleben und jede Routine ist gleich. Wahrscheinlich gibt es auch bei dir gewisse Dinge, aus denen sich spezifische Anforderungen ergeben, denen ein Organisationstool gerecht werden muss. Auch diese solltest du natürlich nicht unter den Tisch fallen lassen
Diese Fragen sind Anhaltspunkte. Überlege dir einfach genau, was du brauchst und was deine Organisationssoftware können muss.

Quick Tipp:

Die oben beschriebenen Punkte sind natürlich nur ganz allgemeine Fragen, die versuchen das Thema „Organisation“ etwas differenzierter darzustellen.

Welches das richtige Organisationstool ist, muss natürlich von dir selbst entschieden werden. Wir geben dir hier aber einfach ein paar Anhaltspunkte.

Für sehr spezielle oder komplexe Anwendungsfälle, sind ggf. auch Organisationstools mit größerem Funktionsumfang oder der Eignung für komplexere Strukturen notwendig.

Schritt 2: Eine Auswahl möglicher Organisationstools finden

Organisationssoftware Tabelle Uebersicht

Hast du anhand der genannten Fragen Anforderungen festgehalten, geht es nun darum, eine Auswahl an Tools zu sammeln, die diesen Anforderungen gerecht werden.

Damit sehr verallgemeinert einen Überblick bekommst, wozu sich die oben genannten Tools beispielsweise gut eignen, haben wir eine Art tabellarische Kategorisierung hier einmal für dich zusammengestellt.

Die folgende Tabelle gibt einen guten Überblick über ein paar klassische Anwendungsfälle und welches der obigen Organisationstools sich in welchem Fall eignet, obgleich die Art und Weise, wie der Anwendungsfall bewältigt wird, sich je nach Organisationstool unterscheidet.

Please select a wpDataTable.

(Verwende Shift + Scroll, um horizontal durch die Tabelle zu scrollen).

(Per Touch kannst du in der Tabelle horizontal scrollen).

Bitte beachte, dass wir hier sehr vereinfacht bewertet haben. Natürlich kann man in vielen Fällen die meisten Themen mit einem Organisationstool in irgendeiner Weise bewältigen. Allerdings bieten sich manche Apps einfach deutlich besser für bestimmte Themen an als andere, da sie auf eben diese Themen spezialisiert sind. Wir haben versucht in unserer Kategorisierung eine Art Mittelweg zu finden.

Schritt 3: Die Wahl des Organisationstools

Hast du nun das ein oder andere Organisationstool in deine engere Auswahl genommen, gilt es nun eines davon auszuwählen.

Doch für welches entscheidest du dich?

Letztlich sollte man seine Entscheidung hauptsächlich basierend auf den Fakten treffen. Hast du dann aber ein paar Kandidaten, die alle möglich wären, dann spielen weitere Aspekte eine Rolle.

Aspekte können hier sein:

  • Wie sieht es mit der Datensicherheit des jeweiligen Organisationstools aus?
  • Wie optisch ansprechend ist es?
  • Wie intuitiv sind hier Arbeitsabläufe durchzuführen?
  • Mit welchem der Apps fühlst du dich wohl?
Letztlich ist hier auch die Meinung von Dritten und Experten eine gute Herangehensweise.
Deshalb behandeln wir dieses Thema hier auch. 

Wenn du nach einem Organisationstool suchst, dann können wir dir in jedem Fall die auf dieser Seite aufgeführten Tools empfehlen.

Darüber hinaus empfehlen wir dir, jedes Organisationstool zu testen. In der Regel bietet der jeweilige Hersteller dazu in irgendeiner Form eine Testversion an.

Organisationstools kombinieren

Wie du anhand der obigen Tabelle siehst, sind die Organisationsprogramme für verschiedene Anwendungsfälle unterschiedlich gut.

In vielen Fällen reicht es daher nicht aus, nur eine Software zu verwenden. 
 
Einen großen Vorteil und eine bessere Abdeckung der benötigten Anwendungen bekommst du, wenn du verschiedene Organisationstools kombinierst. Viele der Apps besitzen die Möglichkeit zur Integration mit anderen. 
 
Das ist nicht immer notwendig. Es hängt wirklich davon ab, was du organisieren möchtest und wie die konkrete Situation in deinem Fall aussieht.
Organisationstools Kombinieren
Wir geben dir hier ein paar mögliche Organisationstool-Pakete, die auch für dich Sinn machen können.

  1. Meistertask + Mindmeister + Evernote
    Eine solide und schlüssige Kombination von Organisationstools ist es, Meistertask für Task- und Projektmanagement zu verwenden, Brainstorming und Ideenmanagement unterstützen und alles Schriftliche, sowie Dokumente und Bilder in Evernote zu managen und abzulegen. Daraus ergibt sich ein Paket, mit dem du die maßgeblichen Dinge in einer wirklich strukturierten und intuitiven Art und Weise organisieren kannst: Projekte, Aufgaben, Ideen, Dokumente, Texte, Bilder, und Vieles mehr.
  2. Meistertask + Mindmeister + Evernote + Slack
    Durch die Erweiterung der zuvor vorgestellten Kombination von Organisationssoftware mit Slack, wird ein zusätzliches Element hinzugenommen. Hiermit kannst du wirklich komfortabel im Team kommunizieren, Aufgaben aus Slack heraus erstellen und zuweisen, sowie Dokumente und Inhalte kommunizieren.
  3. Meistertask + GSuite
    Diese Kombination von Organisationsapps ist GSuite-basierte Variante, die für den Ein oder Anderen etwas passender sein könnte. Verwendest du bereits sehr aktiv die Applikationen, die die GSuite mitbringt, dann kannst du damit bereits jede Menge an Themen abdecken. Aus unserer Sicht ist es durchaus möglich, neben dem Dokumentenmanagement in Google Drive mittels, Docs, Sheets und Co. auch Dinge wie Notizen und Kollaboration zu realisieren. Aus unserer Sicht fehlt hier in jedem Fall jedoch ein professionelleres Taskmanagement, weshalb wir empfehlen, Meistertask hinzuzunehmen.
  4. Trello + Evernote
    Wer eine gänzliche kostenloses Organisationstool-Paket sucht, kann auch zu folgendem leichtgewichtigen Setup greifen. Besonders, wenn du für dich alleine arbeitest, kannst du mit einer Kombination aus Trello und Evernote bereits jede Menge anfangen. Deine Aufgaben verwaltest und organisierst du in Trello und so ziemlich alles andere legst du in Evernote Notizen ab. Während Evernote dir enorme Felxibilität gibt, alles Mögliche zu speichern, bringt dir ein Taskmanagement  wie Trello eine wichtige strukturelle Komponente hinzu. Alternativ kannst du Trello hier natürlich auch mit Asana, Meistertask oder beliebigen anderen Taskmanagements ersetzen.
Es gibt natürlich sehr viele Möglichkeiten, verschiedene Organisationstools zu kombinieren. Die obigen Pakete sind einfach ein paar Empfehlungen, die unsere favorisierten Kandidaten beinhalten und die sehr gut funktionieren.

Unser Fazit zu Organisationstools

Fazit Zu Organisationstools

Aber was nun? Wenn du auf diese Seite gekommen bist, um das passende Organisationstool zu finden, stehst du erst einmal vor der Herausforderung, dass du vielleicht gar nicht genau weißt, was du suchst.

Wir haben dir einige gute Anhaltspunkte gegeben, um dich durch den Dschungel an Softwaretools zu hangeln und dir klarer über deine eigenen Anforderungen zu werden.

Letztlich haben wir hier ein paar der relevantesten Kandidaten aufgeführt, die wir selbst als wirklich erwähnenswert halten.

Ob du Arbeitsorganisation-Tools kostenlos testen möchtest oder einen konkreten Kandidaten im Auge hast, welchen du fortan einsetzen willst, wir haben versucht dir das nötige mit an die Hand zu geben.

Hier noch einmal zusammengefasst unsere ganz allgemeinen Empfehlungen, basierend auf unseren in der Praxis erprobten Erfahrungen:

Wenn es um Taskmanagement geht, legen wir dir Meistertask* ans Herz. Es bietet einen großartigen Funktionsumfang, ein tolles Benutzererlebnis und state-of-the-art Sicherheitsmaßnahmen.

Wenn es um Notitzen und Dokumentation geht, können wir dir Evernote* empfehlen. Für Dokumente kannst du alternativ auch problemlos zu Google Drive, Docs, Sheets usw. greifen.

Mindmapping kann eine gute Art sein, Ideen zu entwickeln, weiterzuentwickeln und zu sammeln. Deshalb sind wir auch große Mindmeister-Fans. Schau dir Mindmeister* gerne an.

SE-Mails, Ordner, Dateien, Dokumente, Tabellen usw. sind unglaublich einfach und bis zu einem gewissen Grad auch kostenlos handhabbar mit GSuite. Da kannst du nichts falsch machen.

Sichere Passwörter zu setzen und diese trotzdem einfach verwendbar parat zu haben spart enorm viel Zeit und sichert deine Zugänge. LastPass ist hier unsere Wahl.

Die von uns empfohlenen Tools sind nicht die perfekte Lösung für jede Situation. Aber wir haben selbst in der Praxis erprobt, dass diese Organisationstools alleine bereits einen enormen Unterschied machen und sich darüber hinaus sehr gut integrieren lassen.

Wenn du dich weiterhin für Tools interessierst, schau dir gerne mal unsere Beiträge rund um Tools und unser Toolkit mit den von selbst verwendeten Werkzeugen an.

Wir hoffen, dass auch dieser Beitrag dir weitergeholfen hat und du nun einen besseren Überblick aus der Vogelperspektive auf Organisationstools hast.

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Tobias Jakob
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