Urgent! ist ein Buch von Dermot Crowley, dass sich um den Umgang mit Dringlichkeiten im Arbeitsalltag dreht. In dieser Rezension geben wir dir einen Überblick über die Inhalte des Buchs Urgent! und auch unsere eigene Einschätzung dazu.
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Was ist das Thema im Buch Urgent! von Dermot Crowley
Das Buch Urgent! ist ein weiteres interessantes Produktivitätsbuch. Dabei dreht es sich um das Ziel, Dinge erledigt zu bekommen, das aber vor allem zur richtigen Zeit.
Es geht darum der Dringlichkeitsfalle zu entkommen, die im Alltag hinter jeder Ecke wartet. Das Buch Urgent! legt dabei auch den Fokus darauf, reaktive Routinen mit proaktiven Verhaltensweisen zu ersetzen.
Was genau dahintersteckt und welche konkreten Punkte dazugehören, findest du im nächsten Anschnitt.
Die Kernaussagen
Wie bei meinen Buchrezensionen üblich habe ich für dich in diesem Abschnitt die wichtigsten Punkte des Buches Urgent! Zusammengefasst.
- Heutzutage ist alles dringend und wird mit schneller Bearbeitung eingefordert. Dieser Zustand ist aber giftig für deine Produktivität und treibt deinen alltäglichen Stresspegel deutlich nach oben.
- Dringlichkeit hat trotzdem seine Berechtigung. Ohne jegliche Dringlichkeit würde es häufig zu Stagnation und geringen Fortschritt kommen.
- Ein großer Teil der Menschen erlebt großen Stress und auch Angstgefühle in ihrem Arbeitsalltag, ausgelöst durch die allgegenwärtige Dringlichkeit, auch in unnötigen Dingen. Das macht es umso wichtiger, mit diesem Thema angemessen umzugehen, um effektiver und stressfreier zu werden.
- Die heutige Technologie spielt eine große Rolle, wenn es um Dringlichkeit und eintreffende Impulse geht. Ständig muss man reagieren und schnellstmöglich antworten oder handeln.
- Laut der Definition einer dringlichen Aufgabe, ist diese eine solche mit hoher Wichtigkeit, die zeitnahe Handlungsbedarf besitzt.
- Unproduktive Dringlichkeit ist also eine solche, die eigentlich nicht notwendig ist. Davon gibt es zwei Varianten. Die erste Variante ist Fake Urgency. Diese wird erzeugt, indem ein äußerer Einfluss versucht, sie zu erzwingen. Das können z. B. E-Mails sein, die als sehr dringend markiert sind, auch wenn in Wirklichkeit keine notwendige Dringlichkeit besteht. Die zweite Variante ist vermeidbare Dringlichkeit. Dabei handelt es sich um einen dringlichen Zustand, der vermieden hätte werden können. Hintergrund dessen ist meistens schlechtes Zeitmanagement im Vorfeld.
- Der Autor zeigt in seinem Urgency Playbook auf, wie mit dringlichen Themen am besten umgegangen werden sollte.
- Der erste Punkt diesen Playbook ist, dass du keine Zeit mit unnötig dringlichen Themen verschwendest. Du besitzt nur eine gewisse Kapazität, die du für das Bearbeiten dringlicher Dinge aufwenden kannst. Deshalb musst du damit umso bedachter umgehen. Wähle also rational aus, worum du dich kümmerst.
- Es gibt produktive Dringlichkeit, die den Sinn hat, unvorhergesehene, wichtige Dinge schneller erledigt zu bekommen. Produktive Dringlichkeit sollte die einzige Dringlichkeit sein, die du akzeptierst.
- Genauso, wie du selbst nur produktive Dringlichkeit annehmen möchtest, solltest du auch mit dem Erzeugen von Dringlichkeit deinerseits bewusst umgehen. Das gelingt, indem du proaktiv denkst.
- Erreiche diese Proaktivität, indem du korrekt planst. Wenn du keinen Plan hast, hast du im Grunde bereits wirkliche Proaktivität verloren.
- Denke an deine Kollegen. Überlege dir stets, ob du die Arbeit und das Leben deiner Teamkollegen erleichtern kannst.
- Nimm dir die Zeit, Dinge mit Sorgfalt zu erledigen, sodass du sie später nicht wiederholen musst. Das macht nicht nur Dir selbst das Leben leichter, sondern verhindert auch unnötige Aufwände von Kollegen.
- Konzentriere dich auf die Dinge, die von hoher Wichtigkeit sind, mehr als die zunächst dringend erscheinenden Aufgaben. Die wichtigen Themen bringen dich oder dein Projekt wirklich voran, während für Dringlichkeit gilt: Nicht jeder, der laut schreit, kommt zwangsläufig mit etwas Wichtigem zu dir.
- Es gibt sogenannte First-second Urgency und Last-second Urgency. First-second Urgency bezieht sich auf die Dinge, auf die du direkt beim Sehen mit Dringlichkeit reagierst, ohne vorher einzuordnen, ob diese Dinge wirklich dringend sind. Last-second Urgency bezieht sich dagegen auf die Dinge, die Du zunächst aufschiebst und die dann in letzter Sekunde dringend werden.
- Verwende ein System, indem du dich proaktiv um deine Themen kümmerst, um dann effektiv mit diesen umzugehen und unnötige Dringlichkeit zu vermeiden.
- Lege Wert auf konkrete Zeitangaben und Fristen. Das gilt sowohl für die Fälle, in denen du etwas von anderen Personen haben möchtest oder benötigst als auch für die Dinge, die von dir gebraucht werden.
- Verwende nicht zu viele verschiedene Werkzeuge und Plätze, um deine Aufgaben zu verwalten. Versuche vielmehr, einen Ort zu schaffen, an dem alle deine Themen zusammen laufen und an dem du einen vollständig ganzheitlichen und effizienten Weg hast, mit diesen umzugehen.
- Mache Zeitangaben sichtbar. Dabei ist es sinnvoll nach dem bestmöglichen Startdatum für das Beginnen mit einer Aufgabe zu sortieren, als nach der Frist, da eine Frist-orientierte Ansicht das Last-Second-Urgency-Phänomen fördert.
- Lege für dein System drei konkrete Prioritäten fest, die du dann ohne Ausnahme und verpflichtend verwendest, um deine Aufgaben einzuordnen.
- Nimm dir jeden Tag einige Minuten Zeit, um dir erneut einen Überblick über deine aktuellen Themen zu verschaffen und fehlende Prioritäten und Zeitangaben zu setzen, falls notwendig.
- Deaktiviere und verhindere jegliche Benachrichtigungen über neue E-Mails und Nachrichten. Diese fördern nämlich das reaktive Arbeiten und kosten dich langfristig Effektivität und Effizienz. Um Transparenz über deine Arbeitsweise zu schaffen, solltest du das dann auch deinen Kollegen mitteilen.
- Du kannst nicht alle Themen gleichzeitig gleich wichtig behandeln. Ganz nach dem Prinzip des magischen Dreiecks können immer nur zwei von drei Aspekten erreicht werden. Aus den Aspekten Schnelligkeit, Qualität und Kosteneffizienz können daher immer nur zwei gleichzeitig erreicht werden. So kann etwa ein Ergebnis nur schnell und günstig, aber mit minderer Qualität erreicht werden. Oder aber es wird qualitativ und schnell erreicht, dafür jedoch teuer. Oder aber es wird qualitativ und günstig erreicht, benötigt hingegen deutlich mehr Zeit.
- Diese Gegebenheit zeigt auch drei Hebel auf, mit denen man die Umstände verändern kann. Möchte ich etwa ein Ergebnis schneller und günstiger erreichen, dann kann ich an der Qualität oder dem Umfang der erreichten Ergebnisse drehen. Durch weniger Gewichtung der Qualität in diesem Dreieck kann ich also mehr Schnelligkeit und Kosteneffizienz erreichen. Gleiches gilt auch für die anderen Aspekte, sodass eine längerfristige Timeline dafür sorgen kann, dass etwas günstiger und qualitative vonstattengehen kann. In gleicher Weise kann ich ein größeres Budget zur Verfügung stellen, um sowohl Geschwindigkeit als auch Qualität zu verbessern.
- Sei responsiv, aber nicht reaktiv. Das heißt, dass du nicht direkt jede eintreffende Anfrage angehen solltest, jedoch evaluieren. Erhältst du eine scheinbar dringliche Anfrage, dann reflektiere, welche Priorität diese tatsächlich besitzt und was das Thema für einen Einfluss auf die anderen wichtig priorisierten Dinge auf deinem Tisch oder dem deiner Teamkollegen bedeutet.
- Zudem solltest du immer nach einer Rechtfertigung und Begründung für die Dringlichkeit fragen, damit der Hintergrund zum einen richtig verstanden werden kann, zum anderen aber auch geprüft werden kann, ob die angebliche Dringlichkeit ihre Berechtigung hat. Responsiveness hat in diesem Fall also den Zweck kommunikativ zu sein, gleichzeitig aber auch unnötige Dringlichkeiten herauszufiltern.
- Unterstütze deine Teammitglieder im Bearbeiten dringlicher Themen, indem du klar und deutlich kommunizierst und volle Transparenz über dein Engagement zu dieser Dringlichkeit zeigt. Wichtig ist auch, Erfolge zu feiern, um die Wirksamkeit der Arbeit deiner Kollegen in den Vordergrund zu stellen.
- Verhindere, dass vermeidbare Dringlichkeit entsteht. Dazu solltest du größere Projekte in kleine Teile mit Fristen in naher Zukunft festlegen, sodass Fristen nicht nur in ferner Zukunft liegen.
- Schaffe zudem eine Arbeitskultur von Verantwortlichkeit und Rechenschaft. Dazu sind vor allem drei Aspekte wichtig. Zum einen sollten Fristen klar feststehen. Es sollte also allen klar sein, dass eine Frist eingehalten werden muss. Hier kommt nun aber der zweite Aspekt hinzu, der Möglichkeit das Warum zu hinterfragen und offen über mögliche Probleme mit dem Einhalten einer Frist besprechen zu können. Diese offene Kommunikationskultur ist deshalb wichtig, weil nicht jede Deadline, die am Anfang festgelegt wurde, im Laufe der Bearbeitung noch Hand und Fuß hat. Außerdem fühlen sich die beteiligten Personen dadurch verstanden und einbezogen. Das Feiern von erfolgreichen Einhalten einer Frist und die Wertschätzung der erledigten Arbeit dazu sind auch hier ein entscheidender Aspekt, um eine Verantwortlichkeits-zentrierte Arbeitskultur zu fördern.
- Wenn du in einer führenden Position bist, dann solltest du selbst diese Prinzipien praktizieren und leben, die du deinem Team vorgibt und von ihnen erwartest. Du hast hier eine Vorbildfunktion.
Wir hoffen, die obigen Punkte haben dir einen guten Überblick den Inhalt des Buches Urgent! gegeben.
Fazit
Dermot Crowley bringt die Sache auf den Punkt: Nicht jeder, der laut schreit, hat auch etwas Wichtiges zu sagen. Dringlichkeit ist ein Aspekt, der im heutigen Arbeitsalltag allgegenwärtig ist und so mache Probleme mit sich bringt.
Der Begriff „dringend“ wird mittlerweile so inflationär verwendet, dass seine positiven Auswirkungen kaum noch in Erscheinung treten können. Die ganze Situation relativiert sich dadurch.
Umso wichtiger finden wir, dass man sich dessen bewusst wird und für sich selbst lernt, korrekt und zielführend mit Dinglichkeiten umzugehen.
Deshalb können wir das Buch Urgent! von Dermot Crowley auch jedem Menschen empfehlen, denn jeden betrifft es in irgendeinem Lebensbereich.
Letzte Aktualisierung am 23.03.2023 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
